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學(xué)校檔案工作調(diào)研報告
學(xué)校檔案作為檔案工作的重要組成部分之一，歷來受到各級檔案行政部門的高度重視。X檔案局早在2005年之前就指導(dǎo)、督促了原7所區(qū)屬學(xué)校的建檔工作，7所學(xué)校先后按照區(qū)檔案局要求完成了規(guī)范化認(rèn)定和升級工作。2005年底，大企業(yè)所屬中、小學(xué)校移交X政府管理后，區(qū)屬學(xué)校由原來的7所增加到30所，數(shù)量上的變化給學(xué)校檔案工作的管理帶來了難度，X檔案局及時調(diào)整工作思路，把區(qū)屬學(xué)校檔案工作列入2008年度工作重點，并會同區(qū)教育局檔案管理部門，加大對區(qū)屬學(xué)校特別是大企業(yè)移交學(xué)校檔案工作的檢查、指導(dǎo)力度。
一、學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題。
受攀枝花開發(fā)建設(shè)“先生產(chǎn)、后生活”的影響，攀鋼、十九冶等轄區(qū)大企業(yè)長期以來對檔案工作實行內(nèi)部管理，在管理方法和管理體制上與市、區(qū)檔案部門存在著很大差異。原大企業(yè)所屬學(xué)校由于檔案工作長期接受企業(yè)內(nèi)部檔案部門管理，很多學(xué)校實際上并未開展真正的建檔工作，檔案管理離市、區(qū)檔案行政部門對學(xué)校檔案規(guī)范化認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的要求還有非常大的差距。因此，區(qū)檔案局不得不花費很大精力對大企業(yè)移交X學(xué)校的建檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。2008年7月至8月，區(qū)檔案局和區(qū)教育局組織人員對校園檔案規(guī)范化建設(shè)工作進(jìn)行了認(rèn)真的檢查和抽查。通過抽查發(fā)現(xiàn)，各學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)工作開展得還不夠理想：對檔案工作重視和檔案工作人員到位的學(xué)校，檔案規(guī)范化建設(shè)工作就開展得好一些；對檔案工作重視不夠、檔案工作人員配備不合理的學(xué)校，檔案規(guī)范化建設(shè)工作就滯后。這次檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題具體表現(xiàn)為：
1、部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，主要體現(xiàn)在對檔案工作不理不問，檔案人員待遇難以落實，將一些責(zé)任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。從制度、人員、管理上削弱檔案工作。
2、立卷工作不規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊（如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等），沒有形成完整的檔案利用和管理體系。
3、對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。主要表現(xiàn)為對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全。（特別是對教學(xué)檔案的收集、整理、錄入有些學(xué)校還未進(jìn)行整理）。
4、檔案存放不合理。主要是各種門類的檔案排列順序混亂，永久、30年、10年等不同保管期限的檔案放置混亂，給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難（按照永久、30年、10年排列）。
5、設(shè)備、設(shè)施難于滿足檔案保管的需要，還需進(jìn)一步完善。主要是還有少部分學(xué)校仍在用木制檔案柜裝檔案，“八防”和溫濕度計設(shè)施欠缺，沒有按規(guī)定安裝空調(diào)、溫濕度計，不能將檔案室溫度始終控制在一定范圍內(nèi)。濕度高低波動幅度大，不利于檔案存放，不利于維護檔案的安全。 從保護檔案的設(shè)備上看，存在單一、老化的問題。
6、檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務(wù)的。由于學(xué)校工作過分強調(diào)為教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就是對檔案工作有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。
7、學(xué)校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓(xùn)力度不夠。檔案人員參加檔案局組織的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限，一些學(xué)校檔案人員變動頻繁，身兼數(shù)職，很難抽出時間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，往往是剛一熟悉了業(yè)務(wù)，就被安排到其他崗位上，又重新?lián)Q人接手檔案工作，新手對檔案工作還一時難于適應(yīng)，檔案人員如果不隨時補充知識 ，業(yè)務(wù)工作將無從談起。
8、檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏。近幾年，學(xué)校檔案人員的學(xué)歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。各區(qū)屬學(xué)校每年都要新進(jìn)一大批人員，但基本上都是擔(dān)任教學(xué)工作，全區(qū)學(xué)校目前沒有一名檔案專業(yè)技術(shù)人員從事檔案工作。
二、今后的工作思路和措施。
1、主動向上級主管部門和主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，力爭得到上級部門從資金、政策等方面對檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學(xué)校檔案工作的軟、硬件設(shè)施，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境。
2、提高認(rèn)識、加強領(lǐng)導(dǎo)。認(rèn)真組織學(xué)校教職工，特別是分管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》和王剛等中央領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作所作的一系列重要指示。通過學(xué)習(xí)使全體檔案人員認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到從事檔案工作和教學(xué)工作同樣是件有意義的事，同樣是構(gòu)建社會主義和諧社會的有機組成部分。
3、落實科學(xué)發(fā)展觀，強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。去年，區(qū)檔案局組織了一次學(xué)校檔案人員學(xué)校檔案管理知識培訓(xùn)，取得了良好的效果，許多學(xué)校的檔案人員基本上掌握了學(xué)校檔案管理技能。今年秋季開學(xué)后，部分學(xué)校的檔案人員由于退休、學(xué)校整合等各種原因發(fā)生了變動，新接手人員對檔案業(yè)務(wù)還不熟悉。今后，區(qū)檔案局將根據(jù)工作需要，在適當(dāng)?shù)臅r候再開展一次學(xué)校檔案人員培訓(xùn)活動，著重對學(xué)校檔案規(guī)范化認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行培訓(xùn)。
4、繼續(xù)加強檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，以法制化推動檔案工作健康向前發(fā)展，要把進(jìn)一步提高教育部門特別是各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識提高到一個極為重要的方面，積極向上級主管領(lǐng)導(dǎo)爭取，力爭把學(xué)校檔案工作納入對教育部門的年度考核和教育部門對學(xué)校的考核框架內(nèi)，使其把做好檔案工作的責(zé)任落實到具體的責(zé)任人頭上，強化日常監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案工作在本單位、本部門的分配布置，確保檔案工作同本部門業(yè)務(wù)工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對穩(wěn)定，使其有時間和精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項工作服務(wù)。把加強日常監(jiān)管同注重提高質(zhì)量結(jié)合起來，使檔案監(jiān)管常態(tài)化，形成各學(xué)校人人支持檔案工作的自覺行動。
5、深入各區(qū)屬學(xué)校，聽取基層檔案人員的合理化建議。很多基層檔案人員身兼多項工作（如教學(xué)、后勤、校醫(yī)等工作），承擔(dān)的工作任務(wù)繁雜，壓力很大，每天工作時間疲于應(yīng)付學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作，很難有時間坐下來整理和錄入檔案，有些事情僅僅依靠基層檔案人員的努力是很難辦到的。區(qū)檔案局作為全區(qū)主管檔案工作的行政管理部門，要深入一線，了解檔案人員的工作情況，對于能辦到的事情，要及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)通報，為基層檔案工作營造一個寬松的環(huán)境，對于不能辦到的事情，要主動和教育部門協(xié)調(diào)，向政府匯報，盡量把檔案管理中出現(xiàn)的問題解決在基層。
三、區(qū)檔案局通過對部分區(qū)屬學(xué)校檔案工作的檢查、指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)X學(xué)校在檔案管理工作中取得了一定成績，主要體現(xiàn)在：
1、檔案意識進(jìn)一步提高，檔案法制建設(shè)得到加強，沒有發(fā)現(xiàn)違反《檔案法》事件�！稒n案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，全區(qū)大部分學(xué)校都能做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發(fā)利用工作。除加強文書、教學(xué)檔案的收集外，開始逐步重視科技、聲像、照片等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統(tǒng)一管理，逐步走上依法治檔的發(fā)展軌道。
2、學(xué)校檔案工作進(jìn)一步規(guī)范。隨著我區(qū)學(xué)校檔案工作規(guī)范化認(rèn)定的開展，學(xué)校檔案工作已開始走向規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的發(fā)展軌道。學(xué)校檔案工作的管理體制得到加強，硬件設(shè)施得到更大投入，檔案管理更規(guī)范，檔案資源進(jìn)一步得到開發(fā)利用，檔案工作已由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，檔案工作層次得到提升，越來越發(fā)揮出檔案為學(xué)校工作提供服務(wù)的作用。
3、檔案人員注意提高自身素質(zhì)，鉆研檔案業(yè)務(wù)，檔案人員責(zé)任心日漸增強，檔案資料收集齊全完整，能夠按照檔案規(guī)范化建設(shè)需要進(jìn)行檔案管理。
2008年1—10月，X檔案局在區(qū)教育局等職能部門的配合下，完成了對市9小、14小、16中等區(qū)屬學(xué)校的檔案規(guī)范化認(rèn)定工作，初步實現(xiàn)了年初制定的學(xué)校檔案管理目標(biāo)。剩下的2個月時間里，區(qū)檔案局將一如既往，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，對還未認(rèn)定的學(xué)校逐一地開展檔案規(guī)范化認(rèn)定工作，為2008年學(xué)校檔案管理工作畫上一個圓滿的句號。
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