關(guān)于對人民調(diào)解卷宗的歸檔和保存的調(diào)研報告
近年來，隨著區(qū)域社會經(jīng)濟的快速發(fā)展、《人民調(diào)解法》的出臺和積極不懈的探索，溧水區(qū)人民調(diào)解事業(yè)得到了長足的發(fā)展，組織網(wǎng)絡(luò)進一步健全，人員隊伍進一步壯大，制度機制進一步完善，工作成效進一步凸顯。全區(qū)各級各類調(diào)解組織年均化解糾紛3000余起，其中形成的含書面人民調(diào)解協(xié)議書的規(guī)范化卷宗2000余本。多年后，全區(qū)各級各類人民調(diào)解組織將形成數(shù)以萬計的人民調(diào)解卷宗，其保存期限、保存場所和銷毀等，《人民調(diào)解法》等并未作出明確的規(guī)定，且其現(xiàn)狀亦不容樂觀，需要我們不斷積極探索，加以完善和規(guī)范。
人民調(diào)解卷宗是人民調(diào)解委員會通過說服、疏導等方法，促使當事人在平等協(xié)商基礎(chǔ)上自愿達成調(diào)解協(xié)議的，解決民間糾紛的活動而形成的各種材料的集合，主要包括人民調(diào)解申請書、當事人身份信息、授權(quán)委托書、調(diào)查筆錄、調(diào)解筆錄、相關(guān)證據(jù)材料、人民調(diào)解協(xié)議書、回訪筆錄等。如2013年，區(qū)人民調(diào)解委員會直接調(diào)處形成卷宗67本、交調(diào)工作室調(diào)處形成卷宗__7本，訴調(diào)工作室調(diào)處形成卷宗200本，各鎮(zhèn)調(diào)委會共調(diào)處形成卷宗300余本，各村調(diào)委會共調(diào)處形成卷宗400余本。大量的調(diào)解卷宗形成后，區(qū)、鎮(zhèn)、村三級調(diào)解組織各自保存自己的卷宗。由于保存意識、重視程度、保存場所、人員更替等因素影響，各級人民調(diào)解委員會調(diào)解卷宗歸檔和保存水平參差不齊。區(qū)調(diào)委會、部分鎮(zhèn)調(diào)委會卷宗保存較好，而部分鎮(zhèn)調(diào)委會、大部分村居調(diào)委會的調(diào)解卷宗保存情況較差，超過1年以上的卷宗就無處找尋了，沒有進行歸檔保存，給糾紛當事人、相關(guān)部門查檔造成了困難，給人民調(diào)解工作理論研究造成了損失，違反了國家檔案資料的相關(guān)規(guī)定，甚至還可能引發(fā)次生糾紛。
1、法律、法規(guī)規(guī)定不具體�！度嗣裾{(diào)解法》第二十七條規(guī)定：人民調(diào)解員應當記錄調(diào)解情況。人民調(diào)解委員會應當建立調(diào)解工作檔案，將調(diào)解登記、調(diào)解工作記錄、調(diào)解協(xié)議書等材料立卷歸檔。但對人民調(diào)解卷宗歸檔和保存的時限、方式、銷毀等均未作出具體細致規(guī)定，人民調(diào)解委員會自由裁量權(quán)過大，執(zhí)行上隨意性大。2、保存意識不強。部分人民調(diào)解委員會未能充分認識正確規(guī)范糾紛調(diào)解卷宗的重要性，認為糾紛已經(jīng)在自愿、平等基礎(chǔ)上化解完畢了，保存卷宗沒有太多價值，沒有必要性。3、保存場所條件不具備。大部分人民調(diào)解委員會沒有設(shè)立專門的檔案室，有的即使設(shè)立了，其空間、溫度、濕度等未能達到檔案卷宗保存規(guī)范性條件，不利于糾紛調(diào)解卷宗的長久保存。4、人員更替變化大�；鶎尤嗣裾{(diào)解委員會工作人員流動性大，人員更替較為頻繁，相關(guān)工作人員交接不到位，導致大量糾紛調(diào)解卷宗丟失或損毀。
1、提升思想意識，加強建章立制。人民調(diào)解業(yè)務檔案是人民調(diào)解委員會在調(diào)解工作中形成并歸檔的具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式或者載體的文件材料，是人民調(diào)解員工作、活動的真實記錄。保管、整理好人民調(diào)解業(yè)務檔案是人民調(diào)解委員會的重要任務。人民調(diào)解委員會應重視和加強檔案管理工作，建立健全有關(guān)業(yè)務文件材料的收集整理、立卷歸檔、保管利用等各項規(guī)章制度。加強人民調(diào)解業(yè)務檔案規(guī)范化建設(shè)和科學化管理，統(tǒng)一人民調(diào)解業(yè)務檔案管理工作制度，促進基層人民調(diào)解委員會各項工作落實。
2、加強場所建設(shè)，配備管理人員。各級各類人民調(diào)解組織應該盡可能地參照《檔案法》規(guī)定標準建設(shè)檔案室，條件不允許情況下，可與其他單位共有檔案室。人民調(diào)解委員會應配備專、兼職檔案管理人員，檔案管理人員要熟悉所存檔案的情況，主動了解人民調(diào)解員對檔案利用的需要，積極做好提供工作。檔案管理人員的職責是:一是收集、整理、保管和統(tǒng)計本調(diào)委會的檔案和有關(guān)資料，確保檔案的完整和安全；二是積極開展檔案的利用工作，為人民調(diào)解員開展工作提供服務；三是指導、督促、檢查人民調(diào)解業(yè)務文書材料的`立卷歸檔工作；四是進行檔案鑒定，并按照國家有關(guān)規(guī)定做好檔案移交工作；五是接受司法行政機關(guān)的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查，定期匯報檔案工作情況；六是完成領(lǐng)導交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務。檔案管理人員變動更替時，嚴格執(zhí)行工作交接制度，完善工作交接手續(xù)，確保責任落實，以免卷宗損毀或丟失。
3、規(guī)范立卷流程，完善裝訂歸檔。人民調(diào)解業(yè)務檔案按年度和一案一卷、一卷一號的原則立卷。跨年度的，應在辦結(jié)年立卷。人民調(diào)解員從接受調(diào)解當事人申請時起，應該注意收集保存有關(guān)材料，著手立卷的準備工作。人民調(diào)解員在調(diào)解終結(jié)后，應當全面整理、檢查全部文書材料，補齊遺漏的材料，去掉不需立卷歸檔的材料。在立卷歸檔的過程中，內(nèi)容相同的文字材料只存一份，但有領(lǐng)導批示或載有其他相關(guān)證據(jù)的材料除外。人民調(diào)解業(yè)務檔案應按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順利排列。案卷材料應按照以下順序排列：調(diào)解申請書當事人(自然人或者法人)身份證明(復印件應由審核人簽名)授權(quán)委托書當事人權(quán)利義務告知書民間糾紛受理調(diào)解登記表談話筆錄調(diào)查筆錄證據(jù)材料(復印件應由提供人簽名蓋章，并注明復印件于原件相符)調(diào)解通知書
調(diào)解筆錄人民調(diào)解協(xié)議書回訪記錄。簡易調(diào)解達成協(xié)議并及時履行的調(diào)解案卷，其卷宗應具備上述一、三、四、五、八、十項材料。人民調(diào)解業(yè)務文書材料裝訂前要進一步整理，對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面。文書材料上的金屬物要全部剔除干凈。案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔訂牢，貼上封貼。人民調(diào)解業(yè)務檔案應在結(jié)案后一個月內(nèi)整理立卷，經(jīng)主任審閱蓋章后，移交檔案管理人員，管理人員根據(jù)檔案管理要求將案卷裝檔案盒，編號上架，同時辦
理移交手續(xù)。涉及秘密和個人隱私的案卷應列為密卷，案件承辦人應在歸檔時在檔案封面右上角加蓋密卷章。對已接收的案卷，按年度順序排列編號。檔案管理人員必須編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片。
4、嚴格借閱制度，限期歸還催要。各級人民調(diào)解委員會應建立人民調(diào)解業(yè)務檔案借閱制度和檔案借閱登記薄。借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。因特殊情況不能按時歸還的應辦理延期手續(xù)。上級司法行政部門因工作需要借閱的，應出示正式調(diào)閱函件，并履行借閱手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應出示正式查閱函件，經(jīng)人民調(diào)解委員會主任同意后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應經(jīng)同級司法行政機關(guān)批準。借出時要查點清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位和個人使用。原則上不把人民調(diào)解業(yè)務檔案不的借出其他單位或個人，因特殊情況必須查閱的，須由人民調(diào)解委員會報司法行政機關(guān)批準。對查閱或借出的人民調(diào)解業(yè)務檔案，要及時催還。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料缺頁、涂改、污損等情況，應立即向本單位領(lǐng)導匯報并及時追查。
5、明確保管期限，及時移送銷毀。根據(jù)人民調(diào)解業(yè)務實踐，人民調(diào)解業(yè)務檔案的保管期限可分為永久、長期和短期三種。永久：就是無限期地盡可能長遠地保存下去，此類調(diào)解卷宗根據(jù)《檔案法》的規(guī)定及時移送檔案館永久保存；長期：一般是指檔案須保存十年至三十年左右；短期：一般是指五年以下；簡易人民調(diào)解業(yè)務檔案保管期限一般為三年，具體保管期限由立卷人提出意見，報人民調(diào)解委員會主任決定。長期、短期、簡易調(diào)解卷宗檔案，由各級人民調(diào)解委員會各自保存于檔案室，并定期整理查看。人民調(diào)解業(yè)務檔案的保管期限，從該糾紛調(diào)解成功或終止后的第二年起算。人民調(diào)解業(yè)務檔案案卷目錄與檔案收進登記薄、檔案移出登記薄、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
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