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怎樣才能成為辦公室里最有效率的人
工作總是會(huì)貪婪地蠶食你的時(shí)間，盡管你每天都在做任務(wù)清單，但還是陷入了無窮的加班中。如何管理好自己的時(shí)間安排，每天五點(diǎn)半之前做完所有的事，為大家推薦的這篇文章，會(huì)給出了一個(gè)完美的解答，我們一起看看吧。
“啊，今天的要做的事太多了，任務(wù)清單一眼望不到底啊。”
“這么多事，明年都做不完，我看著都覺得累，先睡一覺再說。”
每個(gè)月總有那么幾天，辦公室里總縈繞著這樣的抱怨，無數(shù)的工作令人頭疼不已。這樣的情況每個(gè)人都會(huì)遇到，那么，怎么才能讓自己不那么“懶”呢?怎樣才能在更短的時(shí)間里做更多的事兒呢?今天，我找了一個(gè)能完美解答這個(gè)問題的朋友，一個(gè)高效得可怕的朋友，他是卡爾•紐波特(Cal Newport)。我們先來看看卡爾的工作和生活是怎樣的吧：
他是喬治城大學(xué)的全職教授，每天要授課，而且課后還要花大把時(shí)間回答同學(xué)們的問題。每年他要寫六篇甚至更多的他研究領(lǐng)域中的學(xué)術(shù)期刊評(píng)論。他寫了四本書，包括被各大媒體推崇的《優(yōu)秀到不能被忽視》。他娶了一位年輕的姑娘，承擔(dān)了一個(gè)丈夫和父親所有的責(zé)任。他常常發(fā)表關(guān)于高效性和如何在工作中完美表現(xiàn)的博客。然而，他還是能在每天五點(diǎn)半之前做完所有的事，周末幾乎從不加班。
他沒有什么超能力，也沒有什么十幾個(gè)人的小團(tuán)隊(duì)，有的只是超強(qiáng)的時(shí)間規(guī)劃能力。好了，你我都不用對(duì)這種超級(jí)高效垂涎三尺，下面就是卡爾管理時(shí)間，止住懶散，然后搞定工作的秘訣：
1.別再做任務(wù)清單了，計(jì)劃表才是王道
任務(wù)清單本身是沒用的，它只是讓你知道要做什么的第一步。你還要做的，是給任務(wù)清單上每一項(xiàng)分配一個(gè)時(shí)間額度，做成一個(gè)計(jì)劃表。這樣你才能更實(shí)際地認(rèn)識(shí)到哪些事情是能夠做完的，哪些情況是不現(xiàn)實(shí)的;才能在做一件事最有效率的時(shí)候去完成它，而不是僅僅因?yàn)樗侨蝿?wù)清單上的第四項(xiàng)或第五項(xiàng)。如果這些任務(wù)沒有在你的計(jì)劃表里，也沒有分配好所需的時(shí)間，那它們就只是沒有意義的空想。
Cal對(duì)計(jì)劃表的看法是這樣的：
“一個(gè)時(shí)間計(jì)劃表能強(qiáng)迫你面對(duì)你能用的時(shí)間和做這些事需要的時(shí)間。做好完整的計(jì)劃表后，你就對(duì)一天的工作有了全面的了解，完全利用工作日的每一個(gè)小時(shí)，這樣你不僅能節(jié)省完成工作所需時(shí)間，更能把工作放在你一天中最有效率的時(shí)候去做。”
如果你不考慮做一件事所需要的時(shí)間，那么就不可能做好這件事。你們可能會(huì)想“各種各樣突然出現(xiàn)的事會(huì)打斷我的計(jì)劃，根本就沒可能按計(jì)劃進(jìn)行嘛”。那就把這些事兒都加進(jìn)計(jì)劃里面，計(jì)劃不用做到十全十美，你只是需要一個(gè)讓你停止浪費(fèi)時(shí)間的計(jì)劃，不必過于鉆牛角尖。
那到底怎么停止拖延呢，聽聽卡爾的意見吧：
“給每件事分配了專屬的時(shí)間能直接地減少拖延，因?yàn)槟悴挥迷倩〞r(shí)間決定在某一段時(shí)間里要不要做某件事或者做一件另外的什么事，這個(gè)決定早已在計(jì)劃時(shí)就已經(jīng)做完了。”
這樣的生活會(huì)不會(huì)太機(jī)械化了啊?生活瞬間變得沒什么意思了?放心，并不會(huì)的。研究表明，有計(jì)劃地安排一天的時(shí)間能提高生活的質(zhì)量：這項(xiàng)研究是為了了解時(shí)間管理和生活質(zhì)量之間的關(guān)系而設(shè)計(jì)，研究空閑時(shí)間的時(shí)間管理，或者說人們?cè)趺催^空閑時(shí)間，和生活質(zhì)量的關(guān)系。而結(jié)果則表明時(shí)間管理對(duì)生活質(zhì)量起著很積極的作用�，F(xiàn)在，任務(wù)清單已經(jīng)out了，所有的工作已經(jīng)安排到了計(jì)劃表上。那為了確保那么多事情不會(huì)把時(shí)間表擠爆，怎么才能確定要做的這么多任務(wù)的優(yōu)先級(jí)呢?
2.五點(diǎn)半回家，從后往前規(guī)劃你的一天
工作總是會(huì)貪婪地蠶食你的時(shí)間，如果你想在工作和休息中找到平衡的話，一個(gè)明確的界限是必要的，而同時(shí)，界限也會(huì)讓你做的更好：它催促著你從而使你變得更有效率。通過設(shè)定一個(gè)五點(diǎn)半的截止期限，你會(huì)更好地掌控時(shí)間和工作。
卡爾把這種方法稱為：“固定計(jì)劃效率”
“固定你理想的計(jì)劃，自己定下一個(gè)期限，然后倒著去規(guī)劃要做的事，把事情完成得漂漂亮亮的要毫不猶豫地放棄瑣碎的小事件，學(xué)會(huì)拒絕別人，重點(diǎn)做好重要的工作。我的經(jīng)驗(yàn)告訴我，“一定要按固定的計(jì)劃執(zhí)行”這個(gè)念頭，幫我做了許多看似不講情理但其實(shí)非常聰明高效的決定。”
任何能提高對(duì)情況的控制感的東西都可以緩解壓力。根據(jù)《工作中的大腦：解決分心，重聚注意力，聰明地工作》，“科學(xué)家們一次又一次地發(fā)現(xiàn)對(duì)壓力的控制感能有效減緩壓力帶來的影響”，也就是說，做好了計(jì)劃，感覺一切盡在掌握之中，壓力自然就減輕了。
3.做好周計(jì)劃
我想，一瞬間的念頭，我們所謂的“三分鐘熱度”，大概是這世上最不缺的東西了吧。如果一個(gè)人只盯著今天而從不想明天該怎么辦，那他只能被時(shí)間追著跑。要怎么才能持續(xù)地做好一件事?不論是寫書，教課，見學(xué)生，寫論文，做個(gè)好家長，答案都是：做好周計(jì)劃。
卡爾告訴我：
“人們常常忽視他們計(jì)劃和日程的整體性。而我知道我每天的每個(gè)小時(shí)都應(yīng)該做什么，我知道每周的每一天應(yīng)該做些什么，而每月的每周又要做什么。”
看到這兒你估計(jì)要翻白眼了，聽著多狂妄啊，其實(shí)這比你想的簡單多了。做到這種程度，其實(shí)只需要每周一早上的短短一個(gè)小時(shí)。
卡爾又給我講了他的經(jīng)驗(yàn)：
“每周一我就列好了一周的計(jì)劃，定計(jì)劃之前我會(huì)過一遍我的收件箱，工作筆記，日歷，然后試著定下來每天要做的最重要的事。我把這些重要的事記在email里，然后發(fā)給自己，標(biāo)記成未讀郵件，這樣我每天查郵箱時(shí)都能看見它，然后一天多提醒自己幾次，我就會(huì)記得很清楚。”
一項(xiàng)研究表明，人們對(duì)時(shí)間的使用，在有計(jì)劃時(shí)會(huì)比無計(jì)劃時(shí)更加明智。“研究對(duì)印度的CEO們做了初步分析，發(fā)現(xiàn)公司的銷售額和CEO工作的時(shí)間成正相關(guān)。更有趣的是，CEO在計(jì)劃好的事項(xiàng)上花的時(shí)間越多，公司得到的結(jié)果就會(huì)越好。規(guī)劃好的時(shí)間遠(yuǎn)不止那些花在會(huì)議上的時(shí)間(盡管開會(huì)的確能提高銷售)，更在于CEO們有限而珍貴的時(shí)間上，做好時(shí)間分配往往能讓效率提高許多。”
另外，讓這周的任務(wù)在腦海中過一下是不夠的，把事情寫下來總會(huì)讓你更傾向于按計(jì)劃一一做好。你現(xiàn)在有了每日計(jì)劃和每周計(jì)劃，然而還是感覺24小時(shí)完全不夠用，事兒實(shí)在太多了，卡爾也有答案給你。
4.少做點(diǎn)事，但要做精
你想著：“我一天到晚真的有太多事兒了，根本不可能在這些時(shí)間里做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做，但解決方案絕不是忙到天昏地暗，十點(diǎn)過都回不了家�，F(xiàn)在，問自己一個(gè)問題：“什么能給我的生活帶來真正有用的價(jià)值?”然后排除那些被否決的，留下來的越少越好。
卡爾告訴我說：
“人們總是根據(jù)一個(gè)人最優(yōu)秀的方面來評(píng)價(jià)一個(gè)人，就比如馬云不會(huì)因?yàn)殚L得矮而被人看不起。所以一個(gè)人想要成功，就最好要少做些事，但是要專注于把這些事做到完美。如果某些任務(wù)并沒有給我?guī)硎裁磧r(jià)值，我會(huì)毫不猶豫地避開它們。”
或許你覺得你的時(shí)間越來越不夠用了，但時(shí)間使用領(lǐng)域的領(lǐng)軍人物，約翰•羅賓遜，并不這么認(rèn)為，其實(shí)我們一直都有很多的空閑時(shí)間。約翰堅(jiān)持道：“盡管很多人認(rèn)為他們已經(jīng)很努力工作了，每天每年工作的時(shí)間越來越長，實(shí)則不然。約翰在時(shí)間應(yīng)用上的研究表明，不論是美國還是全球范圍內(nèi)，人們花在工作上的平均時(shí)間在過去四十年中是保持穩(wěn)定的，甚至是在減少的，這樣看來，其實(shí)每個(gè)人都有很多閑暇時(shí)間。”
因?yàn)樗槠姆彪s瑣碎的任務(wù)，把所有的時(shí)間都占用了，把生活的樂趣都榨干了，是否得不償失呢?所以，少做點(diǎn)事，也一定要在做的事情上做的最好。你的計(jì)劃本就是有序的，而去掉的事讓任務(wù)和時(shí)間能完全結(jié)合起來，完美的時(shí)間計(jì)劃表即將成型，就剩一個(gè)問題了：更具體一點(diǎn)，我該在我的時(shí)間里做些什么呢。
5.少做淺工作，專注于更深的東西
工作和工作之間是不一樣的。
卡爾說：
知識(shí)工作者處理兩種不同的工作，淺工作和深工作。“淺顯的工作，例如郵件和會(huì)議，僅僅只是不斷地傳遞信息的過程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會(huì)不斷地推著你，激發(fā)你的能力直到達(dá)到極限。這些就是產(chǎn)生高價(jià)值回報(bào)而可以自我提升的工作。”
大部分人“被淹沒在淺水中”是現(xiàn)在職場中普遍存在的問題。“那些最忙的人常常并沒有那些每天五點(diǎn)就回家的人完成的事多，這是因?yàn)橐ぷ鞯缴钜够蛑苣┑奈ㄒ辉蚓褪撬麄兊墓ぷ鞒錆M了淺層的事。他們?cè)绯鐾須w，忙碌于回復(fù)郵件，傳遞信息，像一個(gè)人工路由器。這些淺工作非常耗時(shí)間，而回報(bào)卻少的可憐。”做淺工作能讓你不被炒魷魚，而做深工作則能讓你不斷升職。
要常常給自己預(yù)留一些完整而不被打擾的時(shí)間，去做那些有價(jià)值的深工作。而為了達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看郵箱。
國際暢銷書《每周工作4小時(shí)》的作者提姆•弗里斯說：“不要再把清晨的第一個(gè)小時(shí)花在查看你的郵箱上了�？赡苓@很多人來說難以想象，我需要通過郵箱里的重要的信息才能開始工作啊。然而事實(shí)卻并非如此，你要把工作做得十全十美，可能會(huì)需要查看郵箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打開信息量極大的郵箱之前完成的。所以，其實(shí)你只需每天定時(shí)查看一下郵箱，把工作再完善完善，就能變得高效起來。”
現(xiàn)在讓我們來總結(jié)一下
卡爾給了我們五條建議：
1.別再做任務(wù)清單了，計(jì)劃表才是王道2.假設(shè)你在五點(diǎn)半之前必須回家，然后從后往前規(guī)劃你的一天3.做好周計(jì)劃4.少做點(diǎn)事，但要做精5.少做淺工作，專注于更深的東西。
把所有東西都計(jì)劃好，一個(gè)個(gè)計(jì)劃表日程表盡管看似冷靜無趣，但是到最后的結(jié)果將遠(yuǎn)不止于此。
卡爾的臨別贈(zèng)言：
“知識(shí)性工作其實(shí)可以比喻成一項(xiàng)手藝。只不過它僅僅是你在加工知識(shí)和信息而不是木頭，加工思想，這個(gè)過程中你將知識(shí)從原材料中提取出來。你把汲取知識(shí)的過程想象成工匠雕刻木頭，在這個(gè)過程中越來越快樂和滿足，成功就自然可以信手拈來。”
最后，愿世界各地的辦公室里都會(huì)少一點(diǎn)靠他人辛勤工作養(yǎng)活自己的懶人，多一點(diǎn)加工知識(shí)，不斷提高自己的工匠精神。
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