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如何管理外貿(mào)公司

時間:2020-12-26 20:21:29 職場資訊 我要投稿

如何管理外貿(mào)公司

  如何很好的管理外貿(mào)公司呢?趕緊看看吧,以下是CN人才小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!

如何管理外貿(mào)公司

  (一)組成人員

  老板——追過程,求結(jié)果

  望遠(yuǎn)鏡——追求結(jié)果的同時,注重培育良好業(yè)務(wù)員良好的操作習(xí)慣;

  外貿(mào)助理——做輔助、盯過程、勤匯報

  平面鏡——協(xié)助業(yè)務(wù)員做好后勤工作,及時向老板匯報操作進展;

  外貿(mào)業(yè)務(wù)員——強有力地正確執(zhí)行

  顯微鏡——把事情做細(xì),從小處入手,精細(xì)的做好每一件事情!

  阿里客戶專員:幫助監(jiān)督過程、協(xié)調(diào)各部門、引導(dǎo)、激勵;

  共同的關(guān)鍵詞:開心、付出有回報(個人能力提升和經(jīng)濟收入)!

  (二)崗位職責(zé)與操作規(guī)范

  ——業(yè)務(wù)員

  1.準(zhǔn)備報價單:

  A 報價單采用文本形式,其優(yōu)點文件小,不易受電腦病毒感染,海外買家更愿意接受。

  B 報價單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助,大家經(jīng)過詳細(xì)分析,最后確定。爭取同一產(chǎn)品能有針對不同地區(qū)或特點客戶的多種報價,如一般來講中東和東南亞地區(qū)的客戶對價格特別敏感,要求第一次報價就有競爭力,而美國的客戶對產(chǎn)品的附加值和服務(wù)比較關(guān)心,報價時就要考慮這部分的成本,同時要向客戶說明。

  2.準(zhǔn)備電子樣本、圖片:由于您公司的產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品圖片攝影已非常專業(yè),因此我們將對其進行掃描處理,當(dāng)然如有需要我們還可進行拍攝。您公司需對每份產(chǎn)品進行詳細(xì)表述,產(chǎn)品描述應(yīng)該包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、最小定單量、關(guān)鍵人、價格、國際認(rèn)證和技術(shù)參數(shù)等信息。

  3.準(zhǔn)備實物樣本:需由設(shè)計和生產(chǎn)部門配合,每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品,便于寄樣。

  4.接收客戶詢盤:具體操作人員每天至少三次收發(fā)email (早中晚各一次),出差時請指定有關(guān)人員代為接收和處理查詢。

  5.詢盤回復(fù):

  a.確;貜(fù)每一個查詢,不要覺得希望不大就忽略查詢,重要的是和潛在的買家建立良好的溝通,而不是立即有訂單。

  b.及時報價:一般無特殊情況,客戶的每次詢價提問確保在一天內(nèi)完成,盡量爭取在兩小時內(nèi)完成,同時要確保報價準(zhǔn)確,如果需要,報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出。

  c.回復(fù)時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強調(diào)優(yōu)勢所在,完整填寫公司名稱、創(chuàng)辦年份、總資產(chǎn)、年銷售額、獎項、聯(lián)系人、電話和傳真等,讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司。

  6.詢盤整理:由第三方提供專業(yè)的客戶管理工具。具體操作人員每天在買家發(fā)出查詢后, 第一步:接收和評級, 將所有詢盤按A、B、C、D級進行分組保存,第二步:建立買家數(shù)據(jù)庫:

  定期向買家發(fā)送市場資訊,行業(yè)動態(tài),公司新聞;

  隔些日子,向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品,并通知買家到網(wǎng)站上去看;

  新產(chǎn)品開發(fā):尋求買家對新產(chǎn)品的要求和建議,或按照買家的要求定做新產(chǎn)品;

  出差拜訪客戶;利用買家數(shù)據(jù)庫找出目的地的客戶,并查看每次聯(lián)系的記錄,與買家約時間溝通;

  參加商展;利用買家數(shù)據(jù)庫通知買家攤位號,帶上商展的最新樣品,追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面;

  利用買家數(shù)據(jù)庫寄送最新的樣本,樣品和節(jié)日問候及正常性商務(wù)問候;

  利用買家數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)計工作;了解客戶源實力,地域,性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。

  注:

  A級:有明確意向,成交可能性較大的客戶。

  B級:有意向,但有些猶豫,需要通過努力才能爭取的客戶。

  C級:有意向,但屬于長線采購,周期較長,不確定因素較多。

  D級:意向不明確,但也有可能成交。

  如果需要,每月由具體操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給企業(yè)營銷負(fù)責(zé)人。

  7.客戶跟進:按ABCD級進行。

  A級:每周2次;

  B級:每周一次;

  C級:每半月一次;

  D級:每月一次;

  1) 將所有的客戶資料(如老客戶、展覽會認(rèn)識的客戶)放入CRM客戶管理系統(tǒng)中,而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。

  2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時,先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯(lián)系過,問過產(chǎn)品,如果以前有過聯(lián)系,當(dāng)時的進展如何?在對該客戶的情況有一個基本的判斷,進行更有效的后續(xù)跟進;如果該客戶以前沒有聯(lián)系過,則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。

  3) 系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢,一般每半個月至少和客戶聯(lián)系一次,如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動,通知客戶,有可能的`話盡量邀請客戶去會展現(xiàn)場面談。

  4) 經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產(chǎn)品的買家。

  5) 常發(fā)新產(chǎn)品附件給買家。

  6) 從節(jié)省成本角度出發(fā),合理利用電話、傳真、郵件。

  TEL電話:針對A級客戶了解詳細(xì)的情況;

  FAX傳真:傳真查詢用傳真回復(fù)(12小時以內(nèi));

  POST:給買家提供最完整的資料,用特快專遞寄資料,設(shè)計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。

  8. 客戶要求寄樣品:

  a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶,因為速度快而且成本為零,還有樣本可隨時更新。

  b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費,快件費倒付方式,如果客戶對產(chǎn)品確有誠意,他會主動提出到付,這樣的客戶希望很大,關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。如果樣品量大,可以讓買家先由T/T方式匯到貴司帳號。

  ——外貿(mào)助理

  1. 建立產(chǎn)品樣品圖片庫并編號登記供業(yè)務(wù)員人員更新產(chǎn)品信息,防止圖片引用沖突。

  2. 為業(yè)務(wù)員開通并分配外貿(mào)管理軟件子帳戶,新人員上崗要及時開通軟件帳戶。員工離職立刻將帳戶凍結(jié),轉(zhuǎn)移該帳戶下的客戶資源并分配給其他業(yè)務(wù)員,提醒業(yè)務(wù)員做好客戶跟進、解釋工作。

  3. 新人員上崗培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容為外貿(mào)軟件日常操作。產(chǎn)品信息發(fā)布和更新,引導(dǎo)外貿(mào)人員使用公司統(tǒng)一外貿(mào)報價模板。將新同事介紹給其他外貿(mào)同事和其他部門同事。做好配合。

  4. 協(xié)助外貿(mào)人員制作公司統(tǒng)一對外宣傳電子模板、電子報價單、產(chǎn)品目錄,做好備份和更新工作。

  5.組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn),接待阿里巴巴服務(wù)人員,組織外貿(mào)人員座談,將操作問題及時反饋出來,并做好記錄。當(dāng)收到阿里巴巴外貿(mào)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)時,及時將培訓(xùn)內(nèi)容通知外貿(mào)業(yè)務(wù)員,無特殊情況一律參加培訓(xùn)。管理培訓(xùn)信息報告老板。

  6.監(jiān)督與匯報:通過外貿(mào)軟件監(jiān)督外貿(mào)業(yè)務(wù)員日常操作情況。每周六下班前以書面的形式將一周的工作情況和相關(guān)數(shù)據(jù)匯報老板,包括一周跟進的客戶,重點客戶情況等等(見附件);

  7.營造良好的工作和學(xué)習(xí)氛圍,要與每個業(yè)務(wù)員保持相對獨立關(guān)系,不搞小團體,向老板負(fù)責(zé)。

  ——老板

  關(guān)注結(jié)果的同時,更加關(guān)注過程。

  1.每周(原則上是每周三和周六下午)抽時間聽取外貿(mào)助理匯報外貿(mào)人員操作情況,包括新客戶開發(fā)、重點客戶跟進、外貿(mào)人員操作中遇到的困難,及時做批復(fù)。

  2.定策略,包括報價策略,產(chǎn)品規(guī)劃和開發(fā),為外貿(mào)人員提供好的外貿(mào)配套條件,創(chuàng)造良好的溝通氛圍。

  3.組織人員對業(yè)務(wù)和產(chǎn)品不熟悉的業(yè)務(wù)員進行產(chǎn)品培訓(xùn)、工廠實習(xí)。

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