年終總結(jié)如何出彩
對(duì)職場(chǎng)人而言，年終總結(jié)是一個(gè)繞不開(kāi)的“坎兒”，一年的辛苦，究竟該如何在幾頁(yè)薄薄的“紙上”體現(xiàn)出自己的工作成果，同時(shí)還要給老板們留下深刻的印象，很多人也為此“痛苦不已”。事實(shí)上，你只要掌握一些原則，同樣可以讓自己在年末出彩一把。
強(qiáng)化印象
今年程盛昱得到了晉升的機(jī)會(huì)，在年初部門(mén)提升經(jīng)理時(shí)，有另外一位實(shí)力強(qiáng)勁的同事與程盛昱PK，而部門(mén)副總之所以決定提升程盛昱，一定程度上也因?yàn)樗峤坏哪杲K總結(jié)。“公司下達(dá)的銷(xiāo)售任務(wù)指標(biāo)280萬(wàn)元，實(shí)際完成300萬(wàn)元，超額完成任務(wù)20萬(wàn)。市場(chǎng)占有率為同行業(yè)的30%，與去年相比增長(zhǎng)了10%，具體的原因如下……”詳實(shí)的數(shù)據(jù)和圖表對(duì)比分析給副總留下了深刻的印象。
個(gè)案、數(shù)據(jù)化、圖示、做類(lèi)比是寫(xiě)好年終總結(jié)屢試不爽的“鐵定律”。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)通常都很忙，此時(shí)，總結(jié)多用一些數(shù)據(jù)或量化的數(shù)字、對(duì)比圖、文字說(shuō)明做論據(jù)，能夠給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻印象。如果有可能，不妨利用多媒體演示，讓人看起來(lái)既非常專(zhuān)業(yè)，又便于理解；同時(shí)會(huì)認(rèn)為你的總結(jié)非常認(rèn)真和準(zhǔn)確，并為自己樹(shù)立一個(gè)非常職業(yè)化的形象。
大多職場(chǎng)人都會(huì)對(duì)業(yè)績(jī)做出分析，但往往只限于文字表述，如果能運(yùn)用一些科學(xué)的分析方法，比如：swot分析法、樹(shù)狀圖分析法、魚(yú)刺圖分析法、圖表分析法，一定會(huì)使你的總結(jié)非常專(zhuān)業(yè)和精彩。
其實(shí)只要能給上司留下深刻的正面印象，一份年終總結(jié)就已經(jīng)完成了70%。
理出重點(diǎn)
一年的時(shí)間，職場(chǎng)人必然要做許多工作，在寫(xiě)自己年終總結(jié)時(shí)，有些工作內(nèi)容和結(jié)果，自己都不能記得非常清楚，作為快消品企業(yè)市場(chǎng)部經(jīng)理的王超就面臨著這樣的問(wèn)題，他的體會(huì)是，年終總結(jié)不好寫(xiě)并不是沒(méi)什么可寫(xiě)，而是事情太多不知道該寫(xiě)什么。“年初做的市場(chǎng)工作，很多細(xì)節(jié)都記不清楚，我的老板更沒(méi)有什么印象，按照時(shí)間的順序往下排，寫(xiě)出來(lái)的年終總結(jié)好幾頁(yè)，自己看著都煩”。
王超的同事劉欣欣卻并不煩惱，他將自己一年來(lái)所做的市場(chǎng)工作進(jìn)行了篩選，根據(jù)企業(yè)不同銷(xiāo)售季各選出了一個(gè)有代表性市場(chǎng)活動(dòng)行為，將其展開(kāi)并附上了相關(guān)的市場(chǎng)份額提升數(shù)據(jù)和相關(guān)分析，結(jié)果受到了老板的大加贊賞。
在寫(xiě)年終總結(jié)之前，理清自己一年以來(lái)的工作記錄自然是首要的事情，但年終總結(jié)卻不能寫(xiě)成一年的流水賬�！傲魉~是許多人通常采用的總結(jié)形式，看似洋洋灑灑，篇幅巨大，實(shí)則一點(diǎn)都沒(méi)有針對(duì)性”。在職場(chǎng)專(zhuān)家們看來(lái)，年終總結(jié)不是一年的經(jīng)歷匯總，在內(nèi)容上必須進(jìn)行有效的選取和整理，需要一個(gè)或幾個(gè)核心事件來(lái)貫穿和體現(xiàn)工作的成果或業(yè)績(jī)。某種意義上講，寫(xiě)年終總結(jié)和寫(xiě)簡(jiǎn)歷非常相似，都是如何凸顯出重要的業(yè)績(jī)，“根據(jù)我的相關(guān)研究，擅長(zhǎng)寫(xiě)簡(jiǎn)歷的職場(chǎng)人，往往年終總結(jié)也寫(xiě)得非常好。”職場(chǎng)專(zhuān)家海闊這樣表示。
對(duì)于職場(chǎng)人而言，核心事件其實(shí)非常容易找到，把握以下要素即可：自身崗位的KPI或者部門(mén)關(guān)注的指標(biāo)及考核內(nèi)容。臨近年底，一年中的考核指標(biāo)和權(quán)重基本上已經(jīng)顯露無(wú)疑，所以在分析的過(guò)程中，就很容易將考核的關(guān)注重點(diǎn)一一列出，或者即使不在KPI或上司關(guān)注指標(biāo)和考核范圍內(nèi)，在日常工作中自己表現(xiàn)非常出色的事件也可以列出。
轉(zhuǎn)換指標(biāo)
又到年終，作為公司行政主管的Susan也為年終總結(jié)“痛苦”起來(lái)。Susan的年終總結(jié)之所以“難產(chǎn)”，有兩個(gè)主要原因：一、“都是機(jī)械性工作，沒(méi)有新意”；二是“日常工作瑣碎”而導(dǎo)致很難總結(jié)�！靶姓笈_(tái)類(lèi)的工作內(nèi)容就是如此，經(jīng)常要做很多零碎的事情，還要應(yīng)對(duì)公司的突發(fā)事件，要把它寫(xiě)個(gè)明白，一時(shí)之間還真難著手”。
Susan在思考后，選定了以下的5個(gè)方面內(nèi)容作為總結(jié)的重點(diǎn)：公司日常費(fèi)用開(kāi)支；日常辦公設(shè)備的完好率和維護(hù)支出；員工對(duì)行政部門(mén)的投訴率；企業(yè)日�；顒�(dòng)安排的組織；日常工作流程體系的簡(jiǎn)化及效率提升。由于公司日常費(fèi)用開(kāi)支、日常辦公設(shè)備的維護(hù)支出，都有不同程度的下降，日常工作流程的'效率也得到了提升，公司對(duì)于Susan的年終總結(jié)十分滿意，績(jī)效評(píng)估也有了顯著的提升。
直接產(chǎn)生業(yè)績(jī)的部門(mén)，寫(xiě)起總結(jié)相對(duì)比較容易——量化的指標(biāo)是顯性因素，但對(duì)于企業(yè)中類(lèi)似Susan所在的行政、人力資源、財(cái)務(wù)等非業(yè)務(wù)部門(mén)，確實(shí)存在工作內(nèi)容無(wú)法量化表現(xiàn)的問(wèn)題。
所以從事這類(lèi)工作的職場(chǎng)人可以從如何優(yōu)化現(xiàn)有工作流程、提高工作效率方面著手，體現(xiàn)出一些合理化建議和實(shí)施方法，附帶一些與往年的數(shù)字對(duì)比來(lái)體現(xiàn)工作內(nèi)容。一般用比率指標(biāo)寫(xiě)比較好，如培訓(xùn)專(zhuān)員的培訓(xùn)組織和課程滿意度、員工對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃的滿意度等都可作為量化的依據(jù)。其實(shí)對(duì)于成本部門(mén)，在年終總結(jié)方面有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須要涵蓋到：降低成本（成本部門(mén)省下的就是公司的利潤(rùn)）或者體現(xiàn)出提升效率以及效果。
重在態(tài)度
在過(guò)去一年中，作為銷(xiāo)售部的銷(xiāo)售亞軍，雖然華剛在年終總結(jié)報(bào)告中列出了幾個(gè)要點(diǎn)，例如自己工作的業(yè)績(jī)成果——銷(xiāo)售額第二（業(yè)績(jī)也僅僅只比銷(xiāo)售冠軍低了2%）；各項(xiàng)計(jì)劃完成比例（銷(xiāo)量、銷(xiāo)售額、回款、利潤(rùn)）情況，與去年同期相比略有增長(zhǎng)……但銷(xiāo)售總監(jiān)卻對(duì)華剛的年終總結(jié)并不滿意。
“通過(guò)一份年終總結(jié)可以看出，下屬對(duì)自己全年工作所持的態(tài)度，這是我關(guān)注年終總結(jié)最看重的一點(diǎn)。”一位外企的銷(xiāo)售總監(jiān)表示。對(duì)于每個(gè)下屬一年來(lái)的業(yè)績(jī)和相關(guān)數(shù)據(jù)，作為上司肯定非常清楚，并不需要在總結(jié)中過(guò)分幫助他們?nèi)ァ疤嵝选�，而是希望通過(guò)對(duì)于一年工作的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)下屬對(duì)待一年以來(lái)工作的職業(yè)態(tài)度并能分析出其中的得與失——如果對(duì)于一年的業(yè)績(jī)情況能夠做到深入、有效的分析，找出“數(shù)字背后的數(shù)字”，則說(shuō)明職場(chǎng)人進(jìn)行了認(rèn)真的思考和分析。
之所以許多職場(chǎng)秘笈強(qiáng)調(diào)在寫(xiě)年終報(bào)告時(shí)，要多用數(shù)字、圖標(biāo)以及對(duì)比的方式來(lái)體現(xiàn)，除去給上司留下直觀的印象之外，其本質(zhì)是為了體現(xiàn)職場(chǎng)人對(duì)待一年業(yè)績(jī)的態(tài)度——如果不對(duì)業(yè)績(jī)和指標(biāo)做深入的分析和總結(jié)，很難得出相關(guān)的數(shù)據(jù)和指標(biāo)。
另外，在寫(xiě)年終總結(jié)時(shí)，一定要進(jìn)行換位思考，去了解自己老板或者上司的考評(píng)思維。除去年終總結(jié)最后的審查權(quán)由上司和老板決定之外，年終總結(jié)對(duì)上司也很有幫助。在層級(jí)化管理構(gòu)架下，每一級(jí)管理者都會(huì)對(duì)自己的下級(jí)有考核和關(guān)注的指標(biāo)，自己的上司也要向他的上司遞交年終總結(jié)——很多職場(chǎng)人都會(huì)忽略，自己的年終報(bào)告往往也是構(gòu)成老板或者上司向更高一級(jí)主管匯報(bào)的素材，因?yàn)樯纤緜兏鼧?lè)意引用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)。
TIPS
寫(xiě)好年終總結(jié)的常規(guī)要點(diǎn)
1.先寫(xiě)出大綱，然后再把大綱中所涉及的事件加進(jìn)去，然后再細(xì)致地進(jìn)行加工，最后再進(jìn)行文字的潤(rùn)色。
2.遵循各司其職的原則，不要超越自己的職責(zé)范圍和權(quán)限，而去總結(jié)評(píng)價(jià)其他人的工作成績(jī)或失誤，雖然有可能涉及到其他部門(mén)的配合。
3.反思創(chuàng)新，總結(jié)的主要目的是通過(guò)反思過(guò)去，找出問(wèn)題所在，同時(shí)應(yīng)該拿出解決方案。
4.總結(jié)的內(nèi)容一定要做到心中有數(shù)，總結(jié)中的關(guān)鍵是要有重點(diǎn)，要展現(xiàn)出自己的工作重點(diǎn)和亮點(diǎn)，特別是上司關(guān)注的問(wèn)題一定要詳細(xì)具體。
5.不要忽略細(xì)節(jié)，尤其是一些重大事件的細(xì)節(jié)，通過(guò)細(xì)節(jié)的描述，贏得上司的關(guān)注和理解，畢竟上司在決策層，有時(shí)并不能理解執(zhí)行層的苦衷。
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