Word中的活數(shù)據(jù),Word中的數(shù)據(jù)引用

在實際工作中，特別是在一些技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等文章中可能有大量的數(shù)據(jù)。文章內(nèi)部同一數(shù)據(jù)可能要前后多次用到，還的一些數(shù)據(jù)可能來自Excel教程">Excel工作表，甚至整個表格都由Excel教程">Excel復(fù)制而來。一般在編輯word文檔時，大多是直接輸入或復(fù)制粘貼。這樣的數(shù)據(jù)在文檔中是死的數(shù)據(jù)，一旦方案調(diào)整變更，所有數(shù)據(jù)得一一重新編輯，不僅工作量大，編輯煩瑣，而且容易顧此失彼，在文章中最終出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的情況。特別是數(shù)據(jù)量大的文章中，當(dāng)多次變換方案時，工作量之大是可想而知的，大量數(shù)據(jù)的編輯更改將是異常枯燥無味的。

為此本人曾在網(wǎng)上查找怎樣使word中的數(shù)據(jù)變成活的引用，但好象這一問題被忽視了，現(xiàn)成的經(jīng)驗介紹幾乎沒有。經(jīng)過對word“選擇性粘貼”中的“粘貼為鏈接”中各個選項的反復(fù)試驗，對這一問題基本上有一個比較圓滿的解決方式了。

1. 當(dāng)整個表格來源于Excel中選擇要粘貼引用到word區(qū)域并復(fù)制后，在word中選擇性粘貼為鏈接有三個選項比較合適：Excel工作表對象、帶格式文本（RTF)和HTML格式。本人更比較喜歡用Excel工作表對象格式，Excel中調(diào)整表格外觀比在word要方便快捷得多。

2. 文檔在的數(shù)據(jù)來源于Excel工作表中的某個單元格時，在Excel中復(fù)制這個單元格，再在word選擇性粘貼中選“粘貼為鏈接”。最好的格式是選“無格式文本”，既保持與數(shù)據(jù)源的'鏈接，又能與word的格式融為一體；其次是帶格式文本（RTF)，特別是當(dāng)數(shù)據(jù)源中有上下標(biāo)時。其它方式與word的融合都不是很好。

3. word內(nèi)部數(shù)據(jù)的引用，當(dāng)word中同一數(shù)據(jù)要引用多次時，應(yīng)把其中一個，也就是作為設(shè)定值的一個作為源，其他的而用粘貼為鏈接的方式進行引用。鏈接的方式選擇帶格式文本（RTF)、HTML格式和無格式文本均可，其中無格式文本可以使復(fù)制后的內(nèi)容的格式與復(fù)制目標(biāo)處更好地保持一致，而前兩者都保持原格式。值得注意的時，編輯修改數(shù)據(jù)源時，不能一次選擇全部數(shù)據(jù)后更改，而只能把鼠標(biāo)定位到數(shù)據(jù)源中間后輸入新內(nèi)容，再刪除原內(nèi)容，否則復(fù)制的內(nèi)容不能更新。

用以上方式粘貼引用數(shù)據(jù)時，比直接復(fù)制粘貼雖要稍麻煩一點，但當(dāng)文檔要編輯修改時帶來的方便就一個字：爽！

補充一點。

就是在全部工作完成后，最好是在編輯菜單中打開鏈接對話框，選擇所有鏈接后，全部改為手動更新。只有當(dāng)需要更新時才手動更新，可以避免自動更新占用資源，也可避免每次打開文件時出現(xiàn)詢問是否更新的提示。如果源改變了，也可以在這個對話框中進行更改。值得注意的是，word中對Excel的鏈接是以R1C1引用樣式進行引用的，如果在Excel中定義了名稱就更方便編輯更改了。

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