2016山西省正式出臺《山西省重大活動檔案管理辦法》
2016年9月9日，省政府第131次常務(wù)會議審議通過《山西省重大活動檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。9月11日，樓陽生代省長簽署第245號省政府令，正式公布該《辦法》自2016年10月20日起實(shí)施�！掇k法》實(shí)施將更好地規(guī)范重大活動檔案管理，確保重大活動檔案的齊全、完整、真實(shí)和安全，更好地為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)。
《辦法》共6章32條。重點(diǎn)規(guī)范了以下內(nèi)容：一是明確了重大活動的范圍�！掇k法》第三條規(guī)定了重大活動的范圍包括本省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在省內(nèi)外、境外舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節(jié)慶、會展等大型活動;突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動;關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項(xiàng)或者綜合性的工作活動。二是明確了重大活動各相關(guān)部門檔案管理工作的職責(zé)。《辦法》第七條對縣級以上人民政府，第九條、第十條對重大活動主辦單位，第十八條、第十九條、第二十條對協(xié)辦單位，第二十一條對檔案行政管理部門在重大活動檔案工作中的職責(zé)進(jìn)行了明確劃分。三是明確了重大活動結(jié)束后檔案歸屬和移交問題。《辦法》第十四條、第十五條、第十六條以及第二十條對這一類型檔案的歸屬以及收集、整理、移交等作了明確規(guī)定;另對由臨時(shí)機(jī)構(gòu)組織舉辦的重大活動的檔案管理，《辦法(草案)》第十七條對此進(jìn)行了規(guī)范。四是明確了相關(guān)法律責(zé)任。
山西省重大活動檔案管理辦法
第一章 總則
第一條為了規(guī)范重大活動檔案管理工作，確保重大活動檔案的齊全、完整、真實(shí)和安全，更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。
第二條本省重大活動檔案的形成、歸檔、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作適用本辦法。
第三條本辦法所稱重大活動，是指本省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會組織在省內(nèi)外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會議、節(jié)慶、會展等大型活動;突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動;關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項(xiàng)或者綜合性的工作活動。
本辦法所稱重大活動檔案，是指在上述重大活動過程中形成的具有保存利用價(jià)值，經(jīng)過歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物以及其他形式的原始記錄。
第四條重大活動檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的工作原則。
第五條凡屬重大活動中形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)歸檔保存，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔;未列入歸檔范圍的文件材料，應(yīng)當(dāng)編制文件銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批后方可銷毀。
第六條凡屬重大活動中形成的涉密文件，應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)安全管理，未經(jīng)解密，不得進(jìn)行寄存托管、檔案整理業(yè)務(wù)外包和數(shù)字化加工。
第七條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對重大活動檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機(jī)制，協(xié)調(diào)解決本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作中出現(xiàn)的`問題，保障重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。
縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)對重大活動檔案管理方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人予以表彰獎勵，對重大活動檔案捐贈者給予一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
第八條參與重大活動的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國家秘密;參與重大活動檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，履行職責(zé)，恪守職業(yè)道德。
第二章 主辦單位職責(zé)
第九條主辦單位負(fù)責(zé)重大活動過程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。
縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責(zé)。
第十條主辦單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入重大活動管理范疇，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，明確重大活動檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，保障重大活動檔案工作經(jīng)費(fèi)。
單位獨(dú)立舉辦的非周期性的重大活動，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動，應(yīng)當(dāng)將同級檔案行政管理部門納入重大活動檔案管理機(jī)構(gòu)，并在重大活動確定后20個(gè)工作日內(nèi)書面告知。
第十一條主辦單位制發(fā)的重大活動實(shí)施方案、應(yīng)急預(yù)案和項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書，應(yīng)當(dāng)明確重大活動檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍和目標(biāo)任務(wù)。
第十二條主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立重大活動檔案形成責(zé)任制，利用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段，開展重大活動重要片段采集和全程記錄工作，編制和實(shí)施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。
第十三條主辦單位應(yīng)當(dāng)對參與重大活動的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高重大活動檔案管理效率和質(zhì)量。
第十四條單位獨(dú)立舉辦重大活動的，應(yīng)當(dāng)將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學(xué)整理;其檔案歸入本單位檔案全宗，另設(shè)類目妥善保管;編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮重大活動檔案的現(xiàn)實(shí)效用;保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級國家綜合檔案館移交。
第十五條兩個(gè)以上單位不分主次、聯(lián)合舉辦的重大活動，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中各自形成的文件材料收集齊全，系統(tǒng)整理，活動結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)各自向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，并向其報(bào)送重大活動檔案目錄。
第十六條兩個(gè)以上單位分主次、共同舉辦的重大活動，主辦單位應(yīng)當(dāng)將重大活動中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)，由主辦單位向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本辦法第十五條辦理。
第十七條臨時(shí)機(jī)構(gòu)舉辦的重大活動，應(yīng)當(dāng)邀請同級檔案行政管理部門參加，直接負(fù)責(zé)重大活動文件材料的管理工作，活動結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。
第三章 協(xié)辦單位職責(zé)
第十八條協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)成立專門機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)重大活動所承擔(dān)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作。
第十九條協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)參加主辦單位組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)和檔案協(xié)調(diào)工作，按照檔案專業(yè)要求，妥善管理活動期間所形成的文件材料。
第二十條協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，將列入重大活動文件材料歸檔范圍的各種原始記錄向主辦單位移交。
第四章 檔案部門職責(zé)
第二十一條縣級以上人民政府檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動檔案管理工作。
第二十二條縣級以上人民政府檔案行政管理部門接到主辦單位邀請參加重大活動檔案管理工作的通知后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)，制定重大活動檔案管理工作方案，確定重大活動文件材料歸檔范圍。
第二十三條縣級以上人民政府檔案行政管理部門參與的重大活動，可以采用錄音、攝影、攝像等技術(shù)手段直接采集、記錄重大活動�；顒咏Y(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理。
第二十四條國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立重大活動檔案征集制度，采取收購、征購、合作開發(fā)等方式征集重大活動檔案。
第二十五條檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵個(gè)人、社會組織向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案，對捐贈、寄存檔案的保管和利用，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條國家綜合檔案館對移交進(jìn)館的重大活動檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門全宗，科學(xué)管理，進(jìn)行縮微處理和數(shù)字化加工等，實(shí)施異質(zhì)異地備份。
第二十七條國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重大活動檔案的開發(fā)利用工作，建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)和信息共享平臺，通過展覽陳列、匯編史料等形式，依法向社會公布不涉密和非控制使用的重大活動檔案信息，滿足社會利用需求。
提供社會利用的重大活動檔案，應(yīng)當(dāng)提供復(fù)制件或者數(shù)字副本，附有檔案館印章標(biāo)記或者法定代表人簽名的，具有與檔案原件同等效力。
第五章 法律責(zé)任
第二十八條違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正，逾期未改正的給予通報(bào)批評，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員，由其所在部門、上級主管部門依法給予處分;造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令賠償損失;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：
(一)未按規(guī)定開展重大活動檔案管理工作的;
(二)拒絕檔案行政管理部門參與重大活動工作機(jī)構(gòu)的;
(三)將屬于重大活動歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有、拒絕移交、移交不完整、擅自銷毀的;
(四)未按規(guī)定對涉密文件進(jìn)行安全管理的;
(五)未按規(guī)定收集、整理、保管重大活動檔案的;
(六)未對重大活動形成的各種門類、載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的;
(七)未按規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;
(八)未按規(guī)定報(bào)送重大活動檔案目錄的;
(九)未按規(guī)定對重大活動檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)的;
(十)拒絕接收重大活動檔案的;
(十一)擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動檔案復(fù)制、提供、公布的;
(十二)涂改、偽造、抽換、損毀、丟失重大活動檔案的;
(十三)擅自將重大活動檔案出賣、轉(zhuǎn)讓、交換、贈送給各級國家檔案館以外的組織和個(gè)人，或者私自攜運(yùn)、郵寄出國出境的;
(十四)違反重大活動檔案管理的其他行為。
第二十九條檔案工作人員在重大活動檔案管理工作中濫用職權(quán)、徇私舞弊、玩忽職守、失密泄密的，由其所在單位或者有關(guān)行政管理部門依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第六章 附則
第三十條本辦法所稱重大活動文件材料，是指重大活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
本辦法所稱重大活動主辦單位，是指重大活動項(xiàng)目的召集、組織、策劃者。
本辦法所稱重大活動執(zhí)行單位或者承辦單位，是指受重大活動主辦單位委托具體執(zhí)行或者承辦重大活動項(xiàng)目的實(shí)施者。
本辦法所稱重大活動協(xié)辦單位，是指重大活動項(xiàng)目某一方面工作的協(xié)作者或者合作者。
本辦法所稱臨時(shí)機(jī)構(gòu)，是指不在正式編制序列，存在時(shí)間短暫、沒有設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員的非常設(shè)機(jī)構(gòu)。
第三十一條本省公民舉辦重大活動形成的檔案，其管理可以參照本辦法執(zhí)行。
第三十二條本辦法自2016年10月20日起施行。
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