如何寫好英文郵件

　　為了讓同學(xué)們能夠?qū)懗鰞?nèi)容清晰、話術(shù)準(zhǔn)確、格式完整的英文郵件，“英語加點料”的小料本料整理了如何寫好英文郵件，以供同學(xué)們使用和參考。

　　如何寫好英文郵件

　　1) K.I.S.S. (Keep it simple, stupid!) – People have lots of emails to read every day. Make sure your emails are easy to understand and have clear actions.

　　K.I.S.S.原則——盡量簡潔。人們每天要接收大量郵件，所以確保你的郵件簡單易懂和思路清晰。

　　例如，如果是要求開會，就不需要過多的鋪墊，直接寫明時間、地點等主要因素就夠了。

　　Meeting Request: Let’s have our weekly meeting on Feb 18th , at 10:30 AM in Meeting room.

　　@Lisa, could you please take the meeting minutes this time.

　　@Chris, please buy some snacks and drinks for each person.

　　訂于2月18日早上10:30在2號會議室開周例會，請Lisa做會議紀(jì)要，請Chris為每個人準(zhǔn)備點心和飲品。

　　2) Who are you? What do you want– Make sure you introduce yourself clearly and concisely and let the reader know why you are writing to them.

　　寫英文郵件時，記得介紹自己、說清你想要什么——務(wù)必簡明扼要地自我介紹，使收件人了解郵件的目的。

　　例如：Jane作為上海區(qū)域經(jīng)理加入了A公司，她整理了客戶資料后給John發(fā)了一封郵件：

　　Hi John, Hope this mail finds you well. I am Jane, SH regional manager from A; I’m contacting you today regarding our upcoming collaboration.

　　你好John，見信安好。我是A公司的上海區(qū)域經(jīng)理Jane。這封郵件是關(guān)于接下來雙方合作的事宜。

　　3) Clear Subject Lines – Ensure that your subject line gives clear direction so the email can be easily identified.

　　醒目的標(biāo)題。務(wù)必使收件人看完標(biāo)題后一目了然。

　　范例：市場部員工小美去電視臺采訪，偶遇老同學(xué)，順便為公司談了一個合作，她回到辦公室給老板發(fā)郵件，題目是Potential marketing recourse with xx TV的郵件。

　　有時候，一個標(biāo)題就可以說清楚郵件內(nèi)容，甚至正文都可以免了。

　　如何寫好英文郵件？

　　一、Subject line 主題

　　郵件主題經(jīng)常有人忽略，有的寫了也不夠具體，這就容易讓人把這封郵件當(dāng)成垃圾郵件。

　　要知道，你的收件人可能每天都要瀏覽許多郵件或同時收到上百封郵件，所以你需要給郵件填寫一個簡單、明確、具體的標(biāo)題，讓對方看一眼標(biāo)題，就知道這篇郵件要說什么。

　　比如，在提交某個項目的申請時，不只是寫“Application”，而是寫 “Application of XXX Program (Xiaoliao, Wang)”。還有如下示例：

　　【問題類】

　　Questions about

　　Questions regarding…

　　An enquiry about…

　　【招呼類】

　　Greetings from…

　　Hi from…

　　【更新類】

　　Update on/to…

　　Follow-upon…

　　Progress on…

　　【提醒類】

　　Reminder:...

　　Please check:...

　　Please read:…

　　【約定類】

　　Meeting today/tomorrow

　　XXX Schedule

　　Reschedule

　　二、Salutation 稱謂

　　【注意身份，恰當(dāng)選擇】

　　1、跟對方郵件來往較多

　　用Hi XX或者Hello XX，比如Hi Jessica。這種方式通常用在雙方關(guān)系很熟，或者已經(jīng)和對方來往過很多次郵件的情況。Hey+同上：注意，Hey用于非常熟的人，一般較少使用。

　　2、頭一次聯(lián)系或者不熟悉

　　要正式一點，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr./Mrs. Green。如果不知道對方（女性）是否已婚，用 “Ms.” 來代替 “Miss” 或 “Mrs.” 最保險。如果不知道對方姓氏或性別，使用 “Dear Sir/Madam” 或“To whom it may concern”。

　　3、收件人不止一個

　　使用“Dear All”，給同學(xué)們可以寫“Dear classmates”。

　　三、Main point 正文

　　一般英文郵件剛開頭都要簡單寒暄一下：

　　1、開場白：

　　Hope you are well/Hope this email find you well...

　　回復(fù)開場白：

　　Further to our conversation earlier……

　　Thanks for your kind reply.

　　Thanks for the on the situation.

　　Regarding...

　　As per my email sent on xxxx

　　Please help to clarify....

　　回復(fù)晚了，表達(dá)抱歉：

　　Sorry for the late reply

　　出了小差錯，重新發(fā)送：

　　在結(jié)尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

　　2、主體內(nèi)容

　　主體的內(nèi)容應(yīng)該言簡意賅，準(zhǔn)確表達(dá)自己的意思。以下是一些例子，可能并不全面，但是可以幫助同學(xué)們做到舉一反三噢。

　　表達(dá)意圖：

　　I’m writing to ask/check/confirm/ inform you/let you know/announce that/invite you to…

　　I’m writing to you about/regarding/with regards to/in regard to/concerning…

　　I want to reach out to you to…/I am reaching out to you because…

　　I have some questions regarding…

　　3. 常用主體語句：

　　【疑問求助】

　　May I know…

　　I’d like to know…

　　I’m curious about…

　　I have a question about/regarding/concerning…

　　Could you please tell me…

　　Would you mind telling me…

　　Would you please send me…

　　I would appreciate (a lot/much) if you can…

　　Is it possible for you to…

　　【查看附件】

　　I’ve attached…to this email

　　I’ve attached…for your reference

　　Please find the document attached

　　【查看信息】

　　Please see the diagram/graph/pictures/information/ details below

　　Please see the website for more information

　　【提示】

　　As a reminder/This is a reminder to…

　　This email is a reminder about…

　　Just a reminder to…

　　3C原則

　　在這里也提醒大家，整體的正文內(nèi)容一定要抓住3C原則。

　　·Deliver a Clear message

　　·Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

　　·Be Concise

　　簡單來說就是Clear 清晰，Correct 正確，Concise 簡明。

　　重點在于更有效的傳達(dá)信息，因此用更簡單的句型和清晰的組織來使你寫的東西更易讀就已經(jīng)足夠了。

　　四、Closing 結(jié)尾

　　1、常用結(jié)尾

　　Let me know if you have any questions or concerns.

　　If you have any questions, please feel free to reach me out.

　　Please let me know if there are questions.

　　2、深盼老師及早回復(fù)

　　I am looking forward to hearing from you.

　　We trust you will share us a feedback at your earliest.

　　We hope that you could reply to us as early as you can.

　　3、我會與你保持聯(lián)絡(luò)，讓你知道實情的進(jìn)展

　　I will keep you posted.

　　I will keep you updated.

　　五、Sign off 落款

　　1、Formal 正式

　　Yours sincerely, Yours faithfully,

　　2、Semi-formal 半正式

　　Kind regards, Regards,

　　3、Informal 非正式

　　Take care, All the best

　　包括你的姓名 (name)、所在學(xué)院和學(xué)校(Houston International Institute)、聯(lián)絡(luò)信息(contact information) 等。

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