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項(xiàng)目采購管理實(shí)踐報(bào)告
項(xiàng)目采購管理實(shí)踐報(bào)告篇【一】
對(duì)于采購部，一開始并不是很了解，甚至僅僅膚淺的認(rèn)為只是對(duì)于公司所需物品的購買和置辦。后來，慢慢接觸了解下來，才發(fā)現(xiàn)原來采購部擁有一系列規(guī)范的體系和流程。后來慢慢了解到采購是個(gè)繁瑣又復(fù)雜的合作過程，涉及到多個(gè)部門的多個(gè)環(huán)節(jié)。在采購部實(shí)習(xí)的時(shí)間里，感觸最深莫過于“忙碌感”，每天的工作，大部分時(shí)間都是在與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，由此可見采購部的在整個(gè)環(huán)節(jié)中，占有很重要的位置。就此而言，我覺得自己真的有幸來這個(gè)部門實(shí)習(xí)，以前一直沒有機(jī)會(huì)在采購部實(shí)習(xí)，了解這個(gè)部門的工作環(huán)節(jié)，雖然只有短短三個(gè)月的時(shí)間，不足以充分熟悉每個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)的作業(yè)，但至少整個(gè)環(huán)節(jié)的流程都有所了解。采購部門是一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)，也是一個(gè)重要的紐帶。它兩端分別連接著技術(shù)開發(fā)設(shè)計(jì)和產(chǎn)品生產(chǎn)的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)。關(guān)于在****公司，作為一名采購助理日常的職責(zé)之一便是負(fù)責(zé)材料采購工作，由一個(gè)采購項(xiàng)目的形成到最后采購項(xiàng)目的結(jié)束，我在其中所擔(dān)任的職責(zé)和我所學(xué)的東西，都是前所未有的。不僅要將財(cái)務(wù)方面的相關(guān)知識(shí)熟練應(yīng)用，還要接觸一些之前我所沒有認(rèn)識(shí)的方面。比如《合同法》還有產(chǎn)品性能好壞鑒定和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理以及可行性研究方案。日常的工作程序如下：
1. 根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)部門的要求，有針對(duì)性的制定采購計(jì)劃，集中大批量訂購材料。
2. 跟進(jìn)所采購的原物料、輔料出貨時(shí)間以及報(bào)價(jià)，在合理的情況下，有效地降低成本，為公司創(chuàng)造最大利潤。
3. 貨品的名稱、數(shù)量及規(guī)格按照雙方共同確認(rèn)的樣品執(zhí)行大量生產(chǎn)。
4. 處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，維護(hù)雙方的共同利益，公平合理積極地處理存在的問題。
作為采購助理，首先要搜索能夠按照我們公司要求提供原材料給我們的供應(yīng)商，綜合各個(gè)材料供應(yīng)商的材料報(bào)價(jià)和其他方面的因素，確定幾家原材料供應(yīng)商，擬定幾種采購方案和一種備選采購方案。如初步選定3&mdsh;4家合適的材料供應(yīng)商，要求對(duì)方完善我公司提供的供應(yīng)商查表及供應(yīng)商自評(píng)表，并對(duì)我公司需要的產(chǎn)品進(jìn)行報(bào)價(jià)，期間競爭以使我們拿到相對(duì)較低的價(jià)格，進(jìn)而降低公司的成本。
接下來就要將幾家供應(yīng)商上報(bào)給上級(jí)采購部主管，征得主管同意之后，有我們采購部派人去原材料公司進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審，還有對(duì)我們公司需要的材料進(jìn)行質(zhì)量對(duì)比，綜合我們公司提供的采購要求和對(duì)其中一家滿意度較高的供應(yīng)商簽訂采購合同。在整個(gè)過程中負(fù)責(zé)原料的采購工作，制定采購流程，獨(dú)立完成采購談判簽訂合同。跟蹤訂單及時(shí)，確保材料按時(shí)到貨等以前相關(guān)事宜。還要督促合同正常如期的履行，催討所欠、退貨或索賠款項(xiàng)嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)。協(xié)助有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理物料驗(yàn)收、運(yùn)輸入庫、清點(diǎn)交接等手續(xù)。后續(xù)工作就是對(duì)這項(xiàng)采購方案記錄在案。這就完成了一項(xiàng)基本的采購。
而作為一個(gè)采購助理需要做到的就是了解采購流程，擁有較強(qiáng)的談判溝通能力，懂得材料的品質(zhì)和市場行情。協(xié)作能力好，懂得初步的財(cái)務(wù)知識(shí)。了解商業(yè)合同相關(guān)信息，具備多方面的經(jīng)驗(yàn)。
而我一開始在做這方面工作時(shí)對(duì)流程不熟悉，還有沒有足夠強(qiáng)的談判溝通能力，很多相關(guān)事宜準(zhǔn)備不足等。但是經(jīng)過幾次采夠任務(wù)的完成，我的這些不足得到了相應(yīng)的提升。當(dāng)然作為一名采購助理還有就是在每一項(xiàng)采購任務(wù)進(jìn)行時(shí)要抓住當(dāng)時(shí)的市場行情，和對(duì)合作公司的理解與溝通這都是必須的。
在實(shí)習(xí)過程中同事們都很友好，主管對(duì)我的幫助尤其大。主管是個(gè)很細(xì)心的人，他跟我分享了很多工作經(jīng)驗(yàn)，告訴我要努力適應(yīng)這些不完美，但必須堅(jiān)持自己應(yīng)有的原則，那種為了達(dá)到目的不擇手段的方法最后只會(huì)害了自己。他還告訴我要放正心態(tài)，得失很正常，重要的是收獲一段學(xué)習(xí)的過程。事實(shí)證明我也確實(shí)擁有了一段充實(shí)而又有意思的實(shí)習(xí)生活和助理的工作。
通過這次的采購實(shí)習(xí)我知道了一次簡單的采購任務(wù)包括了財(cái)務(wù)方面的知識(shí)運(yùn)用和一些法律方面的運(yùn)用。自己不僅要懂得如何獲取和掌握原材料品質(zhì)和市場行情，還要在詢價(jià)規(guī)劃等一系列工作前做好充分準(zhǔn)備。在和廠商接觸方面我學(xué)到了如何和他們有效的溝通，掌握一些基本的談判技巧，也讓我更深一層的了解合同法。合同法是我比較生疏的領(lǐng)域，對(duì)于如何生效、如何才是違約、如何在違約的時(shí)候通過法律途徑維權(quán)等等，督促合同正常如期的履行，并催討所欠、退貨或索賠款項(xiàng)，這些都是我之前很少接觸也是欠缺的。
雖然我不是合同方面的專職人員，但是在我這個(gè)崗位都是要有一定程度的了解和熟悉，經(jīng)過這些時(shí)間的實(shí)習(xí)慢慢讓我逐步了解合同法。這是我最大的收獲之一。其次便是如何加強(qiáng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)的合作。首先當(dāng)然是分工明確。每一個(gè)流程都要落實(shí)，就像我們采購的流程：從采購規(guī)劃;合同管理到最后的合同收尾。一個(gè)采購項(xiàng)目的開始和結(jié)束，這中間的過程是一個(gè)資金流動(dòng)的過程，是一個(gè)用人的過程，管理的過程：首先明確資金的數(shù)額和流向，其次是要時(shí)刻掌握資金的剩余，及時(shí)的和財(cái)務(wù)部進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，以免資金斷流影響供貨而發(fā)生工程延誤的現(xiàn)象，再次是明確每個(gè)職位的人應(yīng)給做什么，什么人適合在什么樣的.崗位上工作才能是效率最大化。這是一個(gè)流程，從我自己的工作要素，到我的任務(wù)再到我的工作職責(zé)。
這些都是我為期三個(gè)月的實(shí)習(xí)體會(huì)，而給我印象最深的還是每個(gè)工作人員的權(quán)限，當(dāng)然為了保證職責(zé)的有效履行，這是我們必須執(zhí)行的。還有就是關(guān)于人員的選拔，一個(gè)或者幾個(gè)項(xiàng)目都做的很出色的人會(huì)給予一定程度的獎(jiǎng)勵(lì)，這種獎(jiǎng)勵(lì)是一種制度，這種制度淡然包括晉升機(jī)會(huì)。一個(gè)好的公司不僅僅要有好的獎(jiǎng)勵(lì)制度，而且還需要有一種好的執(zhí)行力。從我所學(xué)的專業(yè)知識(shí)和非專業(yè)知識(shí)而言，我逢人認(rèn)為學(xué)校給我們的只有理論方面的提升，實(shí)踐方面靈活運(yùn)用才是關(guān)鍵。所以在以后的學(xué)習(xí)生活中我會(huì)自發(fā)的把理論知識(shí)和當(dāng)今相關(guān)性很強(qiáng)的例子結(jié)合在一起，巧妙的將二者結(jié)合在一起，已使我的學(xué)習(xí)達(dá)到事半功倍的效果，而且也更容易理解、記憶和接受死板的非專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。
工作并不是死板的，可以有多種生動(dòng)鮮活的方式。創(chuàng)造性、建設(shè)性地獨(dú)立開展工作是任何時(shí)候都需要的思維方式。公司的每周例會(huì)是一個(gè)特別有新意的地方，古人云：“紙上得來終覺淺，要知此事要躬行”。這是一次理論與實(shí)踐相結(jié)合的實(shí)習(xí)，把理論應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中并在實(shí)踐中積累更加豐富的理論知識(shí)。在公司領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)老師的幫助下我圓滿的結(jié)束了為期三個(gè)月的實(shí)習(xí)。
人們常說，大學(xué)是個(gè)象牙塔。確實(shí)學(xué)校與職場、學(xué)習(xí)與工作、學(xué)生與員工之間存在著巨大的差異。在角色的轉(zhuǎn)化過程中，人們的觀點(diǎn)、行為方式、心理等方面都要做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。 所以不要抱怨外界的因素，更多時(shí)候我們要找找自身存在的問題，不斷的完善自我，是自己具備強(qiáng)大的競爭力。而實(shí)習(xí)提供了一個(gè)機(jī)會(huì)，讓大家接觸到真實(shí)的職場。有了實(shí)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)，以后畢業(yè)工作時(shí)就可以更快、更好地融入新的環(huán)境，完成學(xué)生向職場人士的轉(zhuǎn)換。
存在的不足及建議有以下幾點(diǎn)：
1.采購過程中缺乏有效的信息溝通。采購部門作為一個(gè)單獨(dú)的職能部門，相對(duì)獨(dú)立地開展工作，與企業(yè)內(nèi)其他部門很少進(jìn)行直接的接觸，采購人員很少與銷售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通，通常采購部門關(guān)心的是物料的制造和供應(yīng)，采購人員只是在物料計(jì)劃員和供應(yīng)商之間起了一個(gè)中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)信息的理解出現(xiàn)失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會(huì)造成物料的重復(fù)采購和資金的積壓。企業(yè)應(yīng)建立一套符合自身采購流程的個(gè)性化信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)各部門信息交流，特別是加強(qiáng)與銷售部門和生產(chǎn)部門的溝通，節(jié)省資源，提高效率。
2.采購工作缺少監(jiān)督制衡機(jī)制。該企業(yè)的物資采購掌握在一個(gè)部門手里，由一人制定采購計(jì)劃，由一人去采購物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機(jī)制。企業(yè)應(yīng)建立監(jiān)督制衡機(jī)制，并配合獎(jiǎng)懲措施，進(jìn)一步規(guī)范采購流程，使工作人員有章可循有法可依，防止掌權(quán)人員獨(dú)斷專權(quán)。
3.企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理有待加強(qiáng)。該企業(yè)采購部門遵循采購工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系原則，然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言，這種情況是有一定風(fēng)險(xiǎn)的。在采購行為中，與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長此以往，就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，也會(huì)在企業(yè)內(nèi)部滋生腐敗行為，損害企業(yè)的利益。企業(yè)應(yīng)建立合理的供應(yīng)商競爭機(jī)制，制定一套供應(yīng)商篩選體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。
項(xiàng)目采購管理實(shí)踐報(bào)告篇【二】
摘要：
2014年6月，本人參與了“省圖書館RFID(無線射頻識(shí)別技術(shù))信息管理系統(tǒng)”的項(xiàng)目建設(shè)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理一職。系統(tǒng)通過數(shù)字化標(biāo)簽讀取技術(shù)，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強(qiáng)度，全面提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和整體形象。該項(xiàng)目做為擬在全省范圍內(nèi)應(yīng)用推廣的數(shù)字圖書館建設(shè)重點(diǎn)工程之一，受到省市及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。做為建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目的采購管理過程中，科學(xué)的運(yùn)用項(xiàng)目采購管理的理論知識(shí)，結(jié)合自己的實(shí)踐，在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，按照項(xiàng)目設(shè)計(jì)和計(jì)劃的要求，通過制訂合理的采購計(jì)劃、有效地選擇和管理供應(yīng)商、加強(qiáng)對(duì)合同的管理等措施，確保項(xiàng)目采購產(chǎn)品的達(dá)到適質(zhì)、適價(jià)、適 時(shí)、適量的要求。同時(shí)針對(duì)在采購管理中出現(xiàn)的進(jìn)度變更問題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購的風(fēng)險(xiǎn)，使得項(xiàng)目順利進(jìn)展，保證了項(xiàng)目的工期、成本及質(zhì)量，受到用戶方的高度評(píng)價(jià)。
正文：
一、 項(xiàng)目概述
隨著中國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化持續(xù)發(fā)展，人們對(duì)科學(xué)文化教育事業(yè)的投入愈來愈多，圖書館的建設(shè)管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統(tǒng)的手工方式實(shí)現(xiàn)，效率低下，工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，應(yīng)用RFID技術(shù)，可以將上述所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，提高各環(huán)節(jié)的服務(wù)品質(zhì)和工作效率，全面提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和社會(huì)效益。
本系統(tǒng)內(nèi)容主要包括：圖書出入庫采編管理子系統(tǒng)、圖書數(shù)字識(shí)別分類管理子系統(tǒng)、圖書安全管理子系統(tǒng)、圖書自助檢索借還子系統(tǒng)等。項(xiàng)目主要工作是RFID標(biāo)簽及其讀寫設(shè)備的安裝調(diào)試、RFID信息管理系統(tǒng)配套軟件的規(guī)劃開發(fā)和實(shí)施等。
圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強(qiáng)調(diào)圖書館的服務(wù)功能，讀者在館內(nèi)擁有最大的自由活動(dòng)空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結(jié)合圖書館的.實(shí)際建設(shè)情況，在圖書館各層出入口設(shè)置圖書流通安全管理子系統(tǒng)，在各閱覽室內(nèi)設(shè)置RFID館員工作站和自助服務(wù)區(qū)，方便館員對(duì)圖書的管理以及讀者進(jìn)行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫集中區(qū)域設(shè)置RFID圖書館典藏識(shí)別分檢子系統(tǒng)，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。
項(xiàng)目啟動(dòng)后，本人被公司任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)工作。 在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，以及項(xiàng)目各組干系人的配合與支持下，我與項(xiàng)目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近10個(gè)月的努力，終于在2015年3月全面通過系統(tǒng)驗(yàn)收，項(xiàng)目總花費(fèi)成本為98.38萬元，比計(jì)劃提前了15天完成項(xiàng)目建設(shè)。
該項(xiàng)目的成功與項(xiàng)目整體實(shí)施過程中對(duì)項(xiàng)目采購過程的有效管理也是分不開的。眾所周知，采購工作直接影響著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度;采購質(zhì)量的好壞也制約著項(xiàng)目質(zhì)量的高低，并將決定項(xiàng)目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。下面我就本項(xiàng)目的采購計(jì)劃、合同編制、供應(yīng)商選擇、合同管理等方面對(duì)采購管理加以探討。
二、制定采購計(jì)劃
項(xiàng)目采購是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在實(shí)施具體的采購行為前首先要考慮項(xiàng)目的采購需求。這就需要結(jié)合項(xiàng)目的管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)表等等，決定項(xiàng)目必需采購的產(chǎn)品或服務(wù)、采購的數(shù)量、采購設(shè)備的規(guī)格要求以及質(zhì)量要求、采購的時(shí)機(jī)、采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等;在采購中應(yīng)及時(shí)了解當(dāng)前產(chǎn)品或服務(wù)的市場價(jià)位、市場供求情況，以便對(duì)采購成本作出一個(gè)比較準(zhǔn)確的估算和預(yù)測(cè)，以使項(xiàng)目的資金使用率得到提高，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中的資源調(diào)配。在制訂采購計(jì)劃中還要充分考慮采購的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)采取有效的措施進(jìn)行預(yù)防。比如供應(yīng)商選擇的風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備不能及時(shí)到貨的風(fēng)險(xiǎn)、采購的設(shè)備質(zhì)量未能達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后維修風(fēng)險(xiǎn)等。通過對(duì)以上各種因素的分析，并參照了公司采購管理制度及操作流程的規(guī)定，我編制出詳細(xì)可行的項(xiàng)目采購計(jì)劃。
在采購實(shí)施工作中，為規(guī)范項(xiàng)目采購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購申請(qǐng)審批、詢價(jià)申報(bào)審批和到貨驗(yàn)收三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的審查。采購申請(qǐng)審批是在項(xiàng)目選型經(jīng)過技術(shù)論證后開展;詢價(jià)申報(bào)審批是在確認(rèn)供應(yīng)商，并通過談判確認(rèn)最終采購價(jià)格后開展。同時(shí)需提交供應(yīng)商的相關(guān)證明文件、售后保證等承諾文件;到貨驗(yàn)收是依據(jù)采購合同，執(zhí)行到貨驗(yàn)收的審查工作。“三審”制對(duì)于保證采購工作合理、規(guī)范的開展，發(fā)揮了重要作用。
三、編制合同
為了保證采購計(jì)劃的有效性，按時(shí)、高質(zhì)量的獲得外部產(chǎn)品和服務(wù)資源，必須制訂出項(xiàng)目的招標(biāo)計(jì)劃。合同編制過程包括準(zhǔn)備招標(biāo)所需要的文件和確定合同簽訂的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的過程。招標(biāo)文件編制的質(zhì)量將直接關(guān)系到招標(biāo)工作是否能正常進(jìn)行、授標(biāo)后是否能順利履行合同。故我在編制過程中，力求做到內(nèi)容完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生岐義，增加評(píng)標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
招標(biāo)文件訂包括以下幾個(gè)方面：
技術(shù)文件：設(shè)備、散材及附件的技術(shù)條件和要求;
商務(wù)文件：包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?在擬訂招標(biāo)文件過程中，我組織了有關(guān)方面的專家及具備類似經(jīng)驗(yàn)的人員，從項(xiàng)目的實(shí)際需求出發(fā)，經(jīng)過反復(fù)討論、審查、修改，最后形成定稿。對(duì)于關(guān)鍵件的選用，在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件上予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過大，從而減少評(píng)標(biāo)的工作量。
四、供應(yīng)商的選擇
在收到眾多供應(yīng)商的報(bào)價(jià)之后，我組織相應(yīng)人員對(duì)供方的供貨能力、提供的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估，以選擇合格供方，確保采購的產(chǎn)品和服務(wù)符合規(guī)定要求。在開展此項(xiàng)工作中，我建立了一套供應(yīng)商評(píng)價(jià)表， 設(shè)置了包括：需求分析、產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)實(shí)力、企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)質(zhì)量、管理能力、售后服務(wù)等評(píng)價(jià)內(nèi)容，并對(duì)每一評(píng)價(jià)內(nèi)容按照重要程度設(shè)置了對(duì)應(yīng)的權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)置權(quán)重時(shí)，我認(rèn)為低價(jià)位是供應(yīng)商選擇的一個(gè)比較重要的指標(biāo)，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應(yīng)商友好合作的關(guān)系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)表，我組織了包括公司產(chǎn)品部、營銷管理部 等干系人參與對(duì)具備合作意向的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一打分，并將分?jǐn)?shù)的高低做為選擇供應(yīng)商的一個(gè)極其重要的指標(biāo)。
在選定相應(yīng)供應(yīng)商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購合同。合同條款中重點(diǎn)明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)據(jù)、價(jià)格、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及交貨地點(diǎn)和交貨方式等條款。為了確保合同無漏洞，又請(qǐng)了財(cái)務(wù)、營銷管理部、公司法律顧問等相關(guān)人員共同審閱并會(huì)簽。經(jīng)過相關(guān)部門及供應(yīng)商共同對(duì)合同條文的反復(fù)商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關(guān)變更帶來的影響和風(fēng)險(xiǎn)，合同中特別明確當(dāng)任一變更發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，雙方就變更協(xié)商一致，方能執(zhí)行變更，必要時(shí)可就變更事項(xiàng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。
五、合同管理
合同管理過程是確保供應(yīng)商執(zhí)行符合合同的需求，我根據(jù)合同及采購規(guī)劃設(shè)立了對(duì)供應(yīng)商的檢查點(diǎn)，要求供應(yīng)商按時(shí)提交合同進(jìn)展情況、工程安裝調(diào)試進(jìn)度等等，以便及時(shí)有效地監(jiān)督合同執(zhí)行情況。
在執(zhí)行本項(xiàng)目的采購合同中，我針對(duì)所采購的應(yīng)用服務(wù)器及WEB服務(wù)器的到貨及安裝要求，設(shè)置了幾個(gè)主要的檢查節(jié)點(diǎn)，要求供應(yīng)商報(bào)告設(shè)備的訂貨狀況、貨物的擬發(fā)運(yùn)日期、到貨日期、貨物的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、現(xiàn)場的安裝調(diào)試報(bào)告等。在合同執(zhí)行過程中，由于黨校領(lǐng)導(dǎo)層決定提前上線教學(xué)管理系統(tǒng)，故要求服務(wù)器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時(shí)和供應(yīng)商及其領(lǐng)導(dǎo)溝通，希望對(duì)方能夠理解，表示為了建立雙方長期的合作關(guān)系，希望供應(yīng)商盡力配合，解決實(shí)際的問題，以給我們的高層領(lǐng)導(dǎo)們留下良好的印象，達(dá)到雙贏的效果。同時(shí)本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關(guān)的人員進(jìn)行貨物的驗(yàn)收，并聯(lián)系好客戶方對(duì)小型機(jī)的安裝調(diào)試給予積極的配合。經(jīng)過項(xiàng)目組與供應(yīng)商及客戶三方的能力合作，服務(wù)器按要求的進(jìn)度順利完成了安裝和調(diào)試。最終項(xiàng)目比預(yù)定計(jì)劃提前了15天完成了驗(yàn)收。
六、合同收尾
當(dāng)全部采購的設(shè)備都按照合同條款進(jìn)行驗(yàn)收核實(shí)后，就進(jìn)入了合同收尾階段，我同時(shí)也向財(cái)務(wù)部門提出了合同尾款的支付申請(qǐng)。同時(shí)對(duì)于一些過程文檔(包括工作說明書合同、發(fā)貨單、收貨單、驗(yàn)收單等等)進(jìn)行了歸檔整理，對(duì)采購管理中獲得的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)也做了備案記錄。
在合同收尾時(shí)，我們對(duì)本次采購的供應(yīng)商就本次采購進(jìn)行了良好的評(píng)價(jià)，今后可以根據(jù)此衡量繼續(xù)展開合作，和供應(yīng)商建立健全一種長期的合作關(guān)系能持續(xù)發(fā)送供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效地降低項(xiàng)目采購總成本。
結(jié)束語
由于實(shí)施過程中對(duì)項(xiàng)目采購管理得當(dāng)，促進(jìn)了項(xiàng)目順利實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的各項(xiàng)目標(biāo)，確保了項(xiàng)目按即定的成本和預(yù)算完成了。我們的項(xiàng)目組贏得了公司與客戶的一致好評(píng)，同時(shí)也和供應(yīng)商建立了良好的合作關(guān)系。在今后的工作中，本人將繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最大限度地滿足項(xiàng)目干系人的需求和希望的目的。
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