淺談完善住房公積金貸款檔案數(shù)字化
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展是我們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論從政治，經(jīng)濟(jì)，文化，軍事，科技等多個(gè)領(lǐng)域，到人類生活的各個(gè)角落，檔案數(shù)字化即是新時(shí)代下的記錄工具。
檔案數(shù)字化是指：利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件，聲象文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在住房公積金貸款工作中形成的具有查考和利用價(jià)值的歸檔保存的合同，文件及其他相關(guān)材料，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化具有重要的意義。
一、現(xiàn)有住房公積金貸款檔案數(shù)字化存在的主要問(wèn)題
1.住房公積金貸款檔案基礎(chǔ)工作不健全。規(guī)范化是檔案數(shù)字化的基本要求。當(dāng)前，各地住房公積金管理機(jī)構(gòu)的住房公積金貸款檔案整理狀況參差不齊，基礎(chǔ)不一，很多地方缺少科學(xué)規(guī)范的檔案收集要求和整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案整理質(zhì)量不高，統(tǒng)一管理水平低，這直接影響了檔案數(shù)字化掃描工作的開(kāi)展。
2.缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化工作是涉及到檔案部門(mén)，信息技術(shù)部門(mén)，利用部門(mén)的一項(xiàng)綜合性工程，從檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)，應(yīng)用到維護(hù)，需要各方共同參與，統(tǒng)籌考慮，全面規(guī)劃，軟硬件齊下。很多公積金管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描時(shí)，把檔案數(shù)字化掃描當(dāng)成一蹴而就的工作，只著眼于當(dāng)前，缺少長(zhǎng)期規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，尤其是軟件，硬件環(huán)境搭建與公積金業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性等方面欠缺考慮，或者是在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)只考慮了檔案部門(mén)的需要，忽視了與管理部與營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的溝通，缺少對(duì)業(yè)務(wù)利用部門(mén)多層次利用需求的.考慮，導(dǎo)致事倍功半，掃描結(jié)果難以有效利用。
3.數(shù)據(jù)安全缺少技術(shù)保障。安全是檔案數(shù)字化工作不能突破的一道防線，數(shù)據(jù)安全直接受技術(shù)水平和技術(shù)手段的影像，需要配備過(guò)硬軟件，硬件設(shè)施和專業(yè)的技術(shù)維護(hù)人員。隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，入侵與反入侵的技術(shù)較量日益激烈，如何確保數(shù)據(jù)的安全，可靠成為檔案數(shù)字化工作面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。
4.檔案人員信息化素質(zhì)不高。目前，很多公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案人員都是兼職，專職檔案人員很少，大多數(shù)員工是培訓(xùn)上崗，學(xué)識(shí)不精，檔案工作大多停留在手工管理階段，檔案信息化意識(shí)淡薄，檔案信息化知識(shí)欠缺，這些使得在檔案管理中難以從檔案信息化的角度去開(kāi)展工作，給檔案的數(shù)字化工作增加了難度。
二、住房公積金檔案數(shù)字化應(yīng)完善的方案
1.制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)。以一筆住房公積金貸款業(yè)務(wù)形成的檔案資料為立卷單位進(jìn)行掃描，保持單筆借款人貸款檔案資料的完整性和獨(dú)立性。住房公積金貸款檔案按“單筆貸款”為一個(gè)案卷立卷，因此在掃描時(shí)應(yīng)保持單筆貸款檔案資料的獨(dú)立性。這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟，包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和圖像掃描技術(shù)規(guī)范化方面。整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是指掃描前需指定住房公積金貸款檔案規(guī)范化整理操作規(guī)范，包括著錄格式，目錄格式，文件排放順序，編頁(yè)方式，拆裝方法，文本類型即原件與復(fù)印件的區(qū)分，重復(fù)件，多余件的識(shí)別與剔除，卷內(nèi)文件目錄與檔案實(shí)體的一致性等，這些內(nèi)容都必須在掃描工作開(kāi)始前進(jìn)行規(guī)范，核查并實(shí)施。掃描技術(shù)規(guī)范化主要是為了確保掃描電子圖像的完整、清晰、無(wú)誤，保證圖像和檔案實(shí)體的一一對(duì)應(yīng)，圖像掃描技術(shù)規(guī)范主要是明確掃描方式，掃描色彩模式，掃描分辨率儲(chǔ)存格式的等。
2.確定索引信息。索引信息的選擇直接影響到掃描成果的檢所利用。住房公積金貸款索引信息應(yīng)具有通用性和開(kāi)放性，能夠滿足公積金貸款管理機(jī)構(gòu)各相關(guān)部門(mén)的多種需要，索引信息可以從借款人信息和檔案目錄信息兩個(gè)角度綜合考慮，一方面以檔案編號(hào)，借款申請(qǐng)人證件號(hào)，借款申請(qǐng)人姓名等惟一性信息項(xiàng)目作為索引信息，檢索一筆公積金貸款的全部檔案資料。另一方面可以以檔案中留存的固定文件名稱建立索引信息。住房公積金貸款檔案根據(jù)房屋性質(zhì)的不同，形成的檔案材料雖存有部分差異，但仍存在大量的同類歸檔文件，如貸款委托合同，委托貸款通知單，還款賬戶確認(rèn)書(shū)，電話委托服務(wù)協(xié)議，用于還款的銀行卡或存折，借款申請(qǐng)表，借款合同，購(gòu)房合同等，這些共同材料可以作為索引信息，以滿足查找多筆檔案中某一種文件的利用需要。
3.做好掃描系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)的順利對(duì)接，由于住房公積金貸款檔案數(shù)量多，動(dòng)輒上萬(wàn)筆，掃描工作多是外包給專業(yè)的掃描機(jī)構(gòu)來(lái)完成，因此存在不同系統(tǒng)對(duì)接的問(wèn)題。對(duì)數(shù)據(jù)信息而言，可以通過(guò)檔案編號(hào)，借款申請(qǐng)人證件號(hào)，借款申請(qǐng)人姓名等關(guān)鍵項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配，在檔案管理系統(tǒng)及公積金貸款業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)立全文瀏覽模塊，共享全文數(shù)據(jù)庫(kù)檔案部門(mén)及各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)人員可以在各自的操作系統(tǒng)中使用全文數(shù)據(jù)，重視掃描過(guò)程控制。住房公積金貸款檔案的數(shù)字化從工作流程上主要有檔案出庫(kù)，檔案清點(diǎn)，接收，組卷，檔案整理檔案掃描，檔案回庫(kù)。對(duì)其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格審查，責(zé)任落實(shí)到人。在檔案提檔，歸檔環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照操作規(guī)范整理檔案，案卷內(nèi)文件有序拆裝目錄頁(yè)文件按序統(tǒng)一排放；掃描環(huán)節(jié)應(yīng)保證案卷文件歸檔正確，杜絕串擋，保證掃描圖像規(guī)整清晰；嚴(yán)把質(zhì)檢環(huán)節(jié)，檢查原始檔案的完整性，裝訂是否合格，文件的排放順序等，確保原始檔案的完好無(wú)損。
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