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淺究新時(shí)期基層水利檔案管理措施

時(shí)間:2021-06-20 12:27:21 畢業(yè)論文范文 我要投稿

淺究新時(shí)期基層水利檔案管理措施

  檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

  摘要:本文以基層水利檔案的主要特征為出發(fā)點(diǎn),探討提出新時(shí)期改進(jìn)基層水利檔案管理的若干措施,希望能為基層檔案工作提供參考。

  關(guān)鍵詞:新時(shí)期;檔案管理;措施;基層水利檔案

  在新時(shí)期里,基層水利檔案管理面臨新要求、新挑戰(zhàn)。一方面,基層水利檔案管理的內(nèi)容越來越豐富,工作量不斷增大,傳統(tǒng)的管理方式很難適應(yīng)。另一方面,基層水利檔案管理面臨重視度不夠、缺乏資金投入,檔案的收集與整理工作得不到落實(shí),信息化建設(shè)落后等問題,急需采取有效措施。

  一、基層水利檔案的主要特征

  基層水利檔案是獨(dú)立核算的或由鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織的中小型水利工程管理單位、工作人員等在社會(huì)生產(chǎn)與實(shí)踐過程中形成的,是具備一定保存價(jià)值的原始記錄,涵蓋了水利設(shè)施在設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收以及土地合同、道路建設(shè)、農(nóng)田水利、測量規(guī)劃、日常維護(hù)等過程中形成的各方面材料,擁有分散性、可塑性、周期性等主要特征。

  一是基層水利檔案的分散性,如果站在水利工程建設(shè)與布局的角度,檔案的分散性較強(qiáng),從水利工程投資、建設(shè)到完工的整個(gè)過程都會(huì)形成檔案資料,時(shí)空跨度很大,如果檔案工作人員沒能及時(shí)或提前收集檔案,就極易造成資料分散、丟失。二是基層水利檔案的可塑性,它指得是從基層水利工程建設(shè)的.角度看,檔案資料要經(jīng)歷一個(gè)不斷補(bǔ)充、修改和完善的過程,尤其是從最初的工程設(shè)計(jì)報(bào)告到竣工驗(yàn)收會(huì)發(fā)生很大變化,如果不能一起收檔設(shè)計(jì)資料、竣工資料,就會(huì)導(dǎo)致檔案失真,檔案價(jià)值也被降低,所以它的可塑性較強(qiáng)。三是基層水利檔案的周期性,它指得是水利工程建設(shè)的時(shí)間跨度大,周期性非常強(qiáng),特別是水文勘測資料,其周期性尤為突出。

  二、新時(shí)期基層水利檔案管理措施

  (1)提高認(rèn)識(shí)建立制度,提升水利工程檔案工作;鶎铀麢n案管理的改進(jìn)必須要加大對(duì)人員配備、制度建設(shè)、設(shè)備等軟硬環(huán)境的投入。一是加大宣傳檔案管理的力度。在《檔案法》的實(shí)施下,整個(gè)社會(huì)都大大提高了對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。業(yè)主單位嚴(yán)格按照《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、水利部《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》及相關(guān)規(guī)程、規(guī)范文件要求對(duì)水利工程檔案進(jìn)行全程指導(dǎo)和監(jiān)督,并形成制度(包括歸檔范圍、要求及檔案資料的收集、整編、查閱等內(nèi)容),實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”“協(xié)調(diào)配合”“專人負(fù)責(zé)”的管理模式。二是水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),凡參建單位工程檔案達(dá)不到檔案質(zhì)量要求的,項(xiàng)目法人不返回工程質(zhì)量保證金。

  (2)落實(shí)檔案收集與整理,提高檔案管理水平。首先,收集水利工程檔案務(wù)必要由始至終,確保檔案完整。在建設(shè)水利工程的最初始階段就應(yīng)落實(shí)檔案管理人員職責(zé),根據(jù)不同水利工程特點(diǎn),拓寬檔案收集渠道,采取靈活多樣的收集手段,適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對(duì)建設(shè)周期較長的水利工程檔案收集,應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系,及時(shí)溝通,隨時(shí)掌握水利工程進(jìn)展情況,分階段催收檔案資料,盡量避免原始檔案資料遺失。其次,水利工程建設(shè)涉及廣泛的內(nèi)容,需要眾多單位參建,所以檔案資料繁多。當(dāng)檔案管理人員在組卷基層水利檔案時(shí)應(yīng)重視遵循技術(shù)文件自然形成的規(guī)律和成套性特點(diǎn),按歸檔范圍內(nèi)容科學(xué)分類、排列、組卷。例如:一是在建設(shè)階段需依據(jù)報(bào)批程序整理材料,文字在前、報(bào)批圖紙?jiān)诤蟆6窃诳睖y設(shè)計(jì)階段需依據(jù)設(shè)計(jì)單位、勘測單位形成的水文、地質(zhì)等基礎(chǔ)性資料進(jìn)行專業(yè)整理。三是在施工階段需依據(jù)單位工程、分部及分項(xiàng)工程與施工程序相結(jié)合的原則進(jìn)行專業(yè)的單項(xiàng)整理,包括施工技術(shù)材料、質(zhì)量評(píng)定材料、竣工驗(yàn)收材料等。監(jiān)理單位不僅負(fù)責(zé)收集、整理、編制工程監(jiān)理過程中應(yīng)歸檔的文件材料,與工程建設(shè)同步對(duì)施工單位的文件材料、工程檔案(特別是竣工圖)進(jìn)行檢查和審核,并出具有關(guān)該工程檔案的專題審核報(bào)告。

  (3)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高檔案的利用率。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為基層水利檔案管理帶來前所未有的挑戰(zhàn),檔案管理人員應(yīng)正面迎戰(zhàn),加強(qiáng)信息化建設(shè),大力推行縮微、磁介質(zhì)、電子等多媒體形式的檔案,并重視收集、整理、保存建設(shè)過程中形成的各種電子文件,把照片、聲像、紙質(zhì)等檔案資料刻錄到多媒體介質(zhì)上進(jìn)行保存,同時(shí)加大對(duì)信息的加工、開發(fā)及利用,把檔案的利用深度加大,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。

  利用是檔案的生命,改進(jìn)檔案管理,做好基層水利檔案的收集、整理、保存等也是為利用做準(zhǔn)備。為此,基層水利檔案管理還應(yīng)加大投入數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)站建設(shè),以數(shù)字檔案為核心形成的數(shù)據(jù)庫,在共享資源的基礎(chǔ)上為利用檔案提供方便,方便相關(guān)單位及人員能在最短時(shí)間里找到自己需要的檔案信息,從而把檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來,提高基層水利檔案的利用率。

  三、結(jié)語

  基層水利檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程,作為基層水利部門、水庫管理單位等,務(wù)必要清晰認(rèn)識(shí)基層水利檔案的主要特征,并積極采取提高認(rèn)識(shí)并增加投入、落實(shí)檔案收集與整理、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等措施加快改進(jìn)基層水利檔案管理,為基層水利事業(yè)的快速健康發(fā)展提供保障。

  參考文獻(xiàn):

  [1]遲煒,張桂穎.蓬萊市水利檔案管理現(xiàn)狀及建議[J].科技資訊,2015(04):129.

  [2]王文平.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考[J].中國水利,2013(06):62~64.

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