淺析檔案工作全面控制全員參與的探討和實(shí)踐
檔案系指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。
摘要：本文以一個高速公路營運(yùn)公司為例，進(jìn)行檔案工作全面控制和全員參與的探討和實(shí)踐。
關(guān)鍵詞：檔案管理;全員參與;全面控制
在新的形勢下，如何加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的全面控制，增強(qiáng)全員檔案意識，提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平，以更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)內(nèi)部控制、外部維權(quán)等過程中的憑證和信息價(jià)值作用，就成了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的新問題和新方向。A公司自成立以來，始終把檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來抓，2007年9月公司獲評“國家二級企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理單位”。特別是2009年《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)以及2011年《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》頒布實(shí)施后，A公司與時俱進(jìn)，推行檔案工作的全面控制和全員參與，積極推進(jìn)檔案工作規(guī)范化測評，并于2014年9月通過廣東省企業(yè)檔案工作“二級甲等”測評。現(xiàn)將A公司推行檔案工作全面控制和全員參與的經(jīng)驗(yàn)做法介紹如下。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任，完善體系，并將檔案管理工作納入公司日常管理工作
為加強(qiáng)檔案工作的管理，A公司成立了以總經(jīng)理為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長的檔案工作機(jī)構(gòu)。明確分管公司綜合行政辦公的副總經(jīng)理為檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合事務(wù)部經(jīng)理為檔案室負(fù)責(zé)人，安排了適應(yīng)檔案工作需要的專業(yè)技術(shù)人員為專職檔案員，并充實(shí)各部門兼職檔案員。建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司的全部檔案管理工作。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，同時，公司將該項(xiàng)工作納入各部門的年終考核。A公司將檔案工作發(fā)展納入《公司“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，每年度在公司年度工作報(bào)告中對檔案工作情況進(jìn)行總結(jié)，并在公司年度工作計(jì)劃中提出具體的目標(biāo)和要求，與公司中心工作同部署、同推進(jìn)、同考核。A公司健全、完善的檔案工作管理機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)的高度重視對公司檔案管理工作實(shí)施全面控制和全員參與起到了保駕護(hù)航的推動作用。
二、加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，完善檔案制度體系，確保檔案工作行之有據(jù)、有章可循
為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面控制和全員參與，A公司按照國家、省檔案局檔案工作規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，公司對原有的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理辦法和制度進(jìn)行了修訂，對原來沒有提出檔案工作要求的予以補(bǔ)充，對原來檔案工作要求不明確的予以修改完善，將檔案工作滲透到公司經(jīng)營管理的各個領(lǐng)域、各項(xiàng)工作中，在源頭上對檔案工作加以全面控制。
A公司建立了以崗位責(zé)任制，檔案收集、整理、移交、借閱、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急預(yù)案等為主要內(nèi)容的檔案工作制度體系，并將檔案工作列入各類業(yè)務(wù)合同、章程、協(xié)議和會議紀(jì)要中，促使每位員工在日常工作中時刻注重文件材料的收集和整理。在員工崗位職責(zé)中，明確規(guī)定了文件材料的`形成、收集、整理和歸檔的職責(zé)，并將其納入員工年度績效考核中，確保公司檔案工作全員參與，責(zé)任落實(shí)到位。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推行檔案常態(tài)化檢查，嚴(yán)把檔案移交驗(yàn)收關(guān)，做好檔案工作的前端、過程和終端控制
為達(dá)到檔案完整、齊全、規(guī)范的要求，A公司檔案人員從新一年度工作開始就對各部門文件材料的形成、收集、整理工作進(jìn)行全過程的跟蹤，把工作做在前面。同時按照國家《檔案法》和省檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行不定期的檔案工作檢查，發(fā)現(xiàn)問題后及時進(jìn)行糾正和指導(dǎo)。到下一年度檔案移交時，一律堅(jiān)持“不規(guī)范不接收”的原則，退回直到整理規(guī)范后再接收。
針對較難控制的養(yǎng)護(hù)工程檔案，由于參建單位多，施工周期長，而且普遍存在參建單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱、檔案人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識、施工隊(duì)伍調(diào)動頻繁等原因，造成檔案材料歸檔不完整、不規(guī)范，移交不及時等等問題。A公司積極運(yùn)用各項(xiàng)行政和經(jīng)濟(jì)手段介入檔案管理工作。在項(xiàng)目施工招標(biāo)時就將檔案工作列入招標(biāo)文件，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔作為合同的一項(xiàng)內(nèi)容，明確檔案歸檔質(zhì)量和移交時限，如不能按時按質(zhì)按量移交，則不給予決算等等，實(shí)行前端控制。同時A公司檔案人員在工程項(xiàng)目一開始就嚴(yán)格把關(guān)，及時了解工程進(jìn)展情況，主動配合各施工單位，深入施工現(xiàn)場調(diào)查研究，對養(yǎng)護(hù)工程檔案實(shí)施全過程的跟蹤，執(zhí)行檔案常態(tài)化檢查，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，及時發(fā)現(xiàn)問題，并指導(dǎo)其解決問題。最后工程竣工驗(yàn)收時，嚴(yán)格執(zhí)行檔案有關(guān)的法律法規(guī)，如發(fā)現(xiàn)有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗(yàn)收，直到達(dá)到要求為止。做好檔案工作的前端、過程和終端控制。
四、注重檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)，增強(qiáng)全員檔案意識，提升檔案業(yè)務(wù)水平
A公司非常重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，每年都結(jié)合工作需要開展對各職能部門檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，提高其檔案意識，使其充分意識到，作為檔案工作人員，應(yīng)主動學(xué)習(xí)國家、省局的關(guān)于檔案方面的政策、法規(guī)，增加法制觀念和依法辦事能力，嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理職責(zé)，積極參與公司檔案管理的各項(xiàng)活動，在實(shí)踐中鍛煉和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
培訓(xùn)結(jié)束后，各部門檔案工作人員在本部門進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容及精神的傳達(dá)和宣貫，強(qiáng)化部門人員檔案意識，使歸檔工作成為日常性工作，做到文件材料“隨辦隨歸”;同時加強(qiáng)對部門人員對文件材料收集和整理工作的指導(dǎo)，進(jìn)而提高公司整體檔案業(yè)務(wù)工作水平。
A公司積極推行檔案工作規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案工作的全面控制和全員參與，并成功通過廣東省企業(yè)檔案工作“二級甲等”測評。這說明，在新的形勢和政策下，企業(yè)在檔案管理工作中，將檔案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃以取得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，及時完善檔案管理機(jī)構(gòu)、健全檔案制度，并善于改變工作思路，從源頭、過程、終端做好檔案工作的全過程控制及通過提高全員參與檔案工作的積極性和主動性，對提高公司整體檔案工作水平有著舉足輕重的作用。
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