公司檔案管理規(guī)章制度

時間：2023-10-04 07:16:22 規(guī)章制度我要投稿

公司檔案管理規(guī)章制度

　　在現(xiàn)實社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編精心整理的公司檔案管理規(guī)章制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

公司檔案管理規(guī)章制度

公司檔案管理規(guī)章制度1

　　第一章基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

　　第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章體制、任務和人事檔案干部

　　第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

　　第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質(zhì)，努力做好本職工作。

　　第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的'人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案

　　材料，在材料形成后，經(jīng)有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第四章人事檔案的管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十五條根據(jù)安全，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

　　第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關部門應在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

公司檔案管理規(guī)章制度2

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、

　　第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的.來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關部門及時

　　第七條舊管

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

公司檔案管理規(guī)章制度3

　　一、根據(jù)檔案工作業(yè)務的有關要求，集中統(tǒng)一管理檔案的原則，凡是本公司各種門類和載體的.檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。

　　二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統(tǒng)計，做到數(shù)據(jù)準確、詳實。

　　三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。

　　四、檔案的銷毀、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經(jīng)領導人批準簽字，報上級業(yè)務部門備案，同意后方可銷毀。

　　五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續(xù)，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。

　　六、檔案工作人員工作調(diào)動，必須辦理移交手續(xù)，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。

公司檔案管理規(guī)章制度4

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的`各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案規(guī)則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。

　　2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4.借閱人員未經(jīng)領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

公司檔案管理規(guī)章制度5

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的`產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募牧淆R全完整;

　�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理規(guī)章制度6

　　一、非本室工作人員，不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)批準同意，由本室人員陪同方可進入。

　　二、庫房內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準堆放與檔案無關的東西。

　　三、做好庫房內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全。

　　四、案卷查閱完畢要及時歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準，并辦理好借閱登記手續(xù)。五、對檔案室所藏檔案要進行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

　　六、檔案室鑰匙做到專人負責保管不準隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應予全部調(diào)換。

公司檔案管理規(guī)章制度7

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的`，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

公司檔案管理規(guī)章制度8

　　為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔范圍。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　�。ㄒ唬⿻嫅{證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　�。ㄈ┴攧請蟾骖�。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

　�。ㄋ模┢渌�。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　年后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　�。ㄒ唬⿻嫅{證

　　（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　�。�3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　�。ǘ⿻嬞~簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　�。�1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉(zhuǎn)下年”樣，不填其它內(nèi)容。

　�。�2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的'使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

　�。�4）會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面；

　　b、賬簿啟用表；

　　c、賬戶目錄；

　　d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　�。�5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

　�。�6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　�。�7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　�。ㄈ⿻媹蟊�

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　�。ㄒ唬┊斈甑臅嫏n案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

　　（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

　　（三）機構變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關應用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。

　　會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的

　　會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　�。ㄒ唬┙嫏n案清冊和借閱登記清冊。

　�。ǘ┓残杞钑嫏n案的人員，須經(jīng)領導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

　　（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　�。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領導批準，需要復制會計檔案的，須經(jīng)局領導批準后方可復制。

公司檔案管理規(guī)章制度9

　　一、牢固樹立觀念，嚴格遵守公司的制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。

　　二、不得向與工作無關人員談論檔案內(nèi)容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

　　三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領導及檔案館長批準，未經(jīng)批準不得借出、復制或摘抄。

　　四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

　　五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

　　六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調(diào)密級檔案時，不少于兩名工作人員。

　　九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

公司檔案管理規(guī)章制度10

　　為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　一、檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務管理、生產(chǎn)調(diào)度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　二、檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　三、檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、財會檔案。

　　4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

　　5、技術質(zhì)量安全管理。

　　6、基建檔案。

　　7、外來文件。

　　8、聲像檔案。

　　9、實物檔案。

　　10、其他檔案。

　　財會檔案是公司財務工作過程中形成的'憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　五、檔案的查閱和借閱

　　1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

　　3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　　（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

　　（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

　　（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

　�。�4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。