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大一 新生入學(xué)接待工作方案
一、前言
2015年10月6日(周四)和10月7日(周五)分別為xx校區(qū)和x校區(qū)2015級新生入學(xué)報到時間。今年我校預(yù)計實際報到新生5300人，迎新期間恰逢國慶假期，兩個校區(qū)均有新生接待工作，為保證新生能順利入學(xué)，特制訂本方案。
二、2015年新生入學(xué)接待工作的時間和地點安排
(一)2015年10月6日為汽車、機械、電氣、信息、外語等5個學(xué)院新生報到的時間，地點為各學(xué)院學(xué)生所在宿舍樓下，具體為：汽車學(xué)院G2宿舍樓下，電氣學(xué)院G3宿舍樓下，機械學(xué)院G4宿舍樓下，信息學(xué)院G1宿舍樓下,外語學(xué)院G5宿舍樓下。其他相關(guān)部門辦公地點在一飯?zhí)眉芸諏樱扇‖F(xiàn)場聯(lián)合辦公，為新生辦理入學(xué)手續(xù)服務(wù)。
(二)2015年10月7日為經(jīng)管學(xué)院新生報到時間。地點設(shè)在x校區(qū)3棟前的空地。相關(guān)部門采取現(xiàn)場聯(lián)合辦公，為新生辦理入學(xué)手續(xù)。
三、xx校區(qū)新生入學(xué)接待的主要流程(10月6日)
(一)接待引導(dǎo)環(huán)節(jié)(分三種情況做接待引導(dǎo))
1、站場迎新情況：站點迎新設(shè)在廣州火車站和天河客運站，由我校志愿者在這兩個站點接待引導(dǎo)學(xué)生坐學(xué)校班車到xx校區(qū)報到。xx校區(qū)下車點設(shè)在宿舍區(qū)廣場，屆時由各學(xué)院組織本院志愿者引導(dǎo)學(xué)生到各院宿舍區(qū)辦理入學(xué)手續(xù)。
2、南xx校區(qū)班車接送情況：10月6日學(xué)校與中國移動合作，安排5輛班車，往返南xx校區(qū)，接送由x校區(qū)中轉(zhuǎn)到xx校區(qū)報到的學(xué)生，并送家長返程。凡是坐學(xué)校班車前往報到的，流程如下：
(1)x校區(qū)校門引導(dǎo)環(huán)節(jié)：由志愿者在x校區(qū)大門處迎接新生，并將其引導(dǎo)到3棟前領(lǐng)取登車卡。
(2)組織乘車環(huán)節(jié)：新生領(lǐng)取登車卡后，在指定候車區(qū)域候車(2棟前、3棟前空地及圖書館一樓)。當(dāng)班車進(jìn)入圖書館前空地(登車點)時，由志愿者引導(dǎo)持該班次車卡的新生和家長有序登車。此時，負(fù)責(zé)該車次維持秩序的隨車志愿者在車門處檢查并回收乘車卡，車輛滿員后，將卡交回發(fā)卡處后發(fā)車。發(fā)車標(biāo)準(zhǔn)為滿員每5分鐘發(fā)1班車，若車沒滿員，則每20分鐘發(fā)1班車。發(fā)車調(diào)度工作由保衛(wèi)處負(fù)責(zé)。
(3)xx校區(qū)下車接待環(huán)節(jié)：班車終點站在xx校區(qū)宿舍區(qū)廣場，屆時由各學(xué)院志愿者引導(dǎo)學(xué)生到各院宿舍區(qū)報到并辦理入學(xué)手續(xù)，具體為：汽車G2;電氣G3;機械G4;信息G1,外語G5。
3、直接到xx校區(qū)報到的情況：由校團委組織志愿者在xx校區(qū)校門引導(dǎo)自行到xx校區(qū)報到的新生。志愿者見到新生到達(dá)學(xué)校大門，上前接待并為他們指路，指引他們自行前往宿舍區(qū)廣場，由各院負(fù)責(zé)廣場接車的志愿者帶往各院宿舍區(qū)報到。
(二)辦理入學(xué)手續(xù)環(huán)節(jié)：
1、各學(xué)院組織本院志愿者在xx校區(qū)宿舍區(qū)廣場接到學(xué)生后，將學(xué)生帶到各自的宿舍樓下辦理入學(xué)手續(xù)。
2、入學(xué)手續(xù)辦理流程為(分A已成功扣款和B未繳費兩種)：
A、已成功扣款學(xué)生辦理入學(xué)手續(xù)的流程為：在學(xué)院報到處領(lǐng)取“入學(xué)流程圖”，進(jìn)行資格審核(電子掃描，并審核錄取通知書、身份證)，上交錄取通知書，到各班輔導(dǎo)員處領(lǐng)取一卡通，并安排住宿。
B、未繳費學(xué)生辦理入學(xué)手續(xù)的流程為：
(1)在宿舍區(qū)領(lǐng)取《流程圖》，進(jìn)行資格初審(主要審核錄取通知書、身份證)并上交錄取通知書。
(2)到計財處辦公點辦理繳費手續(xù)(地點在飯?zhí)靡粯?。
(3)總務(wù)處辦公點交200元購一卡通(地點在飯?zhí)靡粯?。
(4)回各學(xué)院報到處到各班輔導(dǎo)員處交回報到《流程圖》等資料，領(lǐng)取宿舍鑰匙，并由班級輔導(dǎo)員安排人員帶到宿舍住宿(地點在各宿舍樓架空層)。
4、特殊情況(綠色通道和申請轉(zhuǎn)專業(yè)咨詢)：
(1)家庭經(jīng)濟困難申請緩交學(xué)費者由學(xué)院現(xiàn)場初審登記后報學(xué)生處審批，學(xué)生處審批后方可到計財處辦理交費。審批地點設(shè)在新生報到處飯?zhí)眉芸諏印?/p>
(2)申請轉(zhuǎn)專業(yè)咨詢設(shè)在新生報到處(設(shè)在飯?zhí)眉芸諏?，新生報到當(dāng)天不辦理轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)。
5、各部門在辦完手續(xù)后，須在流程圖的相應(yīng)位置上蓋章(入學(xué)前已通過銀行扣費的，計財處和總務(wù)處環(huán)節(jié)可以不用辦理手續(xù)，不需蓋章)。
6、建議各學(xué)院對學(xué)生檔案、戶口遷移證等資料可在入學(xué)后以班為單位統(tǒng)一收齊后再統(tǒng)一交給相關(guān)部門，以便提高新生報到工作的效率。
(三)新生入住環(huán)節(jié)。
1、新生按照報到時所分配的宿舍，到各棟宿舍樓下由輔導(dǎo)員安排服務(wù)隊員帶領(lǐng)或者自行到所在宿舍入住。
2、總務(wù)處需提前按每間宿舍的床位配齊鑰匙交各學(xué)院，各學(xué)院提前發(fā)給班級輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員在當(dāng)天安排住宿時發(fā)給新生。
(四)返程站點設(shè)置。家長返回市區(qū)的站點設(shè)在G6前(新建飯?zhí)门赃?，家長可在此處搭乘站點迎新的車或者南xx校區(qū)班車返回車站或x校區(qū)。
(五)xx校區(qū)10月7日迎新說明
10月7日xx校區(qū)仍應(yīng)做好接待推遲報到的學(xué)生，屆時通過南xx校區(qū)擺渡車前往報到的學(xué)生，候車點設(shè)在2棟前和1棟前，上車點設(shè)在1棟前。其他流程及注意事項不便。
四、x校區(qū)新生入學(xué)接待的主要流程(10月7日)
(一)接待引導(dǎo)環(huán)節(jié)(分兩種情況接待引導(dǎo))
1、站場迎新情況：站點迎新設(shè)在廣州火車站和天河客運站，由我校志愿者在這兩個站點接到引導(dǎo)學(xué)生坐學(xué)校班車到x校區(qū)報到。下車點設(shè)在圖書館前，新生下車后直接到3棟前報到處報到。
2、直接到x校區(qū)報到的情況：由校志愿者在大門引導(dǎo)，將新生引導(dǎo)到3棟前辦理入學(xué)報到手續(xù)。
(二)入學(xué)手續(xù)辦理環(huán)節(jié)
1、手續(xù)辦理地點：新生入學(xué)手續(xù)涉及到的部門(主要為經(jīng)管學(xué)院、計財處、總務(wù)處、教學(xué)處等)采用聯(lián)合辦公的方式，集中在新生報到處3棟前為新生辦理各種手續(xù)，提高效率，減少新生辦理各種手續(xù)所需的時間。
2、入學(xué)手續(xù)辦理主要流程(分已成功扣費和未繳費兩種情況)：
A、已成功扣款學(xué)生辦理入學(xué)手續(xù)的流程為：到3棟經(jīng)管學(xué)院報到處領(lǐng)取“入學(xué)流程圖”，進(jìn)行資格審核(電子掃描，并審核錄取通知書、身份證)，上交錄取通知書，到各班輔導(dǎo)員處領(lǐng)取一卡通，并安排住宿。
B、未繳費學(xué)生辦理入學(xué)手續(xù)流程為：
(1)到3棟經(jīng)管學(xué)院報到處領(lǐng)取《流程圖》并進(jìn)行資格初審(主要審核錄取通知書、身份證)并上交錄取通知書。
(2)到計財處辦公點辦理繳費手續(xù)(4號樓2樓財務(wù)處辦公室)。
(3)到總務(wù)處辦公點交200元購一卡通(3棟前)。
(4)回經(jīng)管學(xué)院報到處由班級輔導(dǎo)員安排住宿。
4、特殊情況(綠色通道和申請轉(zhuǎn)專業(yè)咨詢)：
(1)家庭經(jīng)濟困難申請緩交學(xué)費者由學(xué)院現(xiàn)場初審登記后報學(xué)生處審批，學(xué)生處審批后方可到計財處辦理交費。審批地點設(shè)在階梯一。
(2)專業(yè)咨詢設(shè)在階梯一，新生報到當(dāng)天不辦理轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)。
(三)新生入住環(huán)節(jié)
新生辦理完入學(xué)手續(xù)后，由輔導(dǎo)員安排志愿者帶到所在宿舍住宿。
五、各部門主要工作職責(zé)
(一)學(xué)生處(含招辦、團委)：
1、負(fù)責(zé)總協(xié)調(diào)2015年新生入學(xué)接待工作。
2、負(fù)責(zé)制定新生接待工作方案和《新生報到流程圖》。
3、負(fù)責(zé)協(xié)同總務(wù)處、保衛(wèi)處做好2015年新生宿舍分配方案。
4、負(fù)責(zé)統(tǒng)籌學(xué)校迎新志愿者服務(wù)隊的招募和培訓(xùn)，負(fù)責(zé)協(xié)同各學(xué)院做好新生的接待、引導(dǎo)等服務(wù)工作。
5、負(fù)責(zé)綠色通道和緩繳學(xué)費的等問題的咨詢和審批。
6、負(fù)責(zé)處理新生資格確認(rèn)審查出現(xiàn)的問題。
7、負(fù)責(zé)處理報到期間的各種電話咨詢
8、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件。
9、負(fù)責(zé)新生報到后名單打印及組織數(shù)據(jù)的核對。
(二)、教學(xué)處：負(fù)責(zé)新生關(guān)于專業(yè)方面的咨詢。
(三)總務(wù)處：
1、負(fù)責(zé)后勤保障和校園環(huán)境衛(wèi)生工作，給新生營造一個良好的校園衛(wèi)生環(huán)境。
2、負(fù)責(zé)統(tǒng)籌一卡通的發(fā)放事宜，處理一卡通發(fā)放中出現(xiàn)的問題。
3、負(fù)責(zé)協(xié)助各迎新場地的布置(主要是出車協(xié)助各部門和學(xué)院搬運場地布置的設(shè)備，確保報到地點用電等)。
4、負(fù)責(zé)在新生報到處(xx校區(qū)飯?zhí)眉芸諏雍蛒校區(qū)3棟前)周圍設(shè)置凳子供新生及家長休息所用。
5、負(fù)責(zé)南、xx校區(qū)各工作站點的飲水供應(yīng)(主要是x校區(qū)大門口接待站、候車區(qū)、xx校區(qū)新生下車點、xx校區(qū)新生報到處、3棟前、xx校區(qū)各宿舍樓下等)。
6、負(fù)責(zé)在xx校區(qū)附近的關(guān)鍵路段設(shè)置顯眼的標(biāo)志作為新生報到車輛和人員的引導(dǎo)。
7、要做好發(fā)車接送新生的準(zhǔn)備，主要是在報到高峰期若贊助單位提供的車輛不能滿足及時接送新生的需要，須提供車輛和司機協(xié)助接送服務(wù)。
8、負(fù)責(zé)提前配足宿舍鑰匙交各學(xué)院，便于當(dāng)天新生入住。
(四)保衛(wèi)處：
1、負(fù)責(zé)校園(含南、xx校區(qū))周邊的安全保衛(wèi)和秩序維持，要提前與我校所在地派出所和交警部門做好知照工作，尋求派出所和交警部門的支持與協(xié)助。
2、負(fù)責(zé)x校區(qū)迎新車輛的調(diào)度指揮和校園交通指揮、疏導(dǎo)，負(fù)責(zé)與天健廣場聯(lián)系協(xié)調(diào)迎新車輛的停放等問題。
3、負(fù)責(zé)派人做好馬瀝路口至xx校區(qū)校門口的交通指揮和疏導(dǎo)，負(fù)責(zé)規(guī)劃好車輛進(jìn)出兩個校區(qū)的路線，做好兩個校區(qū)的車流、人流的指揮疏導(dǎo)，確保交通暢通和校園安全，特別是新生報到處的安全。
4、負(fù)責(zé)安排工作人員在鐘落潭高速路出口維護(hù)學(xué)校路標(biāo)，指引交通。
5、負(fù)責(zé)協(xié)同各學(xué)院做好新生入住工作，加強宿舍巡邏工作。
6、負(fù)責(zé)在新生入學(xué)后統(tǒng)一收齊戶口遷移證為新生辦理入戶手續(xù)。
(五)計劃財務(wù)處：
1、負(fù)責(zé)報到當(dāng)天學(xué)費和住宿的收繳。
2、提前將扣費成功的新生名單發(fā)給各學(xué)院和相關(guān)職能部門(如總務(wù)處需辦理一卡通)，便于報到當(dāng)天簡化交費流程。
(六)黨政辦：
負(fù)責(zé)10月6日、7日迎新工作人員加班統(tǒng)計，各學(xué)院和職能部門9月30日前將本部門迎新期間加班統(tǒng)計報黨政辦。
(七)教育技術(shù)中心：
1、負(fù)責(zé)協(xié)助各部門在新生報到處的網(wǎng)絡(luò)安裝與調(diào)試(提供網(wǎng)線)，確保迎新工作期間網(wǎng)絡(luò)正常運行，特別是新生報到處的網(wǎng)絡(luò)暢通，及時解決新生報到當(dāng)天各部門計算機或者網(wǎng)絡(luò)及軟件系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。
2、負(fù)責(zé)拍攝新生報到的照片或錄像，捕抓新生接待中的感人場面，為學(xué)校宣傳提供素材。
(八)組宣部：
負(fù)責(zé)統(tǒng)籌校園宣傳工作，制定校園迎新宣傳方案并負(fù)責(zé)實施，營造良好的迎新氛圍，做好新生報到的情況的報道工作。
(八)各學(xué)院：
1、組建本學(xué)院迎新領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任人，制定本院新生接待方案。
2、負(fù)責(zé)選聘工作認(rèn)真、責(zé)任心強的教師擔(dān)任新生班輔導(dǎo)員并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。
3、負(fù)責(zé)挑選工作能力強，責(zé)任心到位的學(xué)生干部組建成本院的帶班干部隊伍。
4、負(fù)責(zé)本院志愿者服務(wù)隊的組建，接待站點的布置，工作人員的培訓(xùn)，同時根據(jù)學(xué)校迎新的需要，派出志愿者組建校級迎新志愿者隊伍。
5、負(fù)責(zé)本院新生的資格審核，為新生辦理報到手續(xù)，回收錄取通知書、報到流程圖等資料，負(fù)責(zé)發(fā)放新生入學(xué)相關(guān)的各種資料(含已繳費學(xué)生的一卡通)，及時將報到情況反饋給學(xué)校迎新工作領(lǐng)導(dǎo)小組。
6、負(fù)責(zé)本院申請緩交學(xué)費申請的初審。
7、負(fù)責(zé)本院學(xué)生的入住安排，并于迎新當(dāng)天晚上安排人員下宿舍與新生溝通，清點報到人數(shù)。
8、處理本院在迎新過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件。
六、新生入學(xué)接待的其它工作
(一)各學(xué)院、職能部門必須根據(jù)本方案結(jié)合本部門的工作職責(zé)，制定本部門的新生入學(xué)接待工作方案。
(二)新生入學(xué)報到各工作場地的布置(含辦公桌椅、電腦、排插等)由各相關(guān)部門自行負(fù)責(zé)，總務(wù)處協(xié)助。上述未提及的相關(guān)工作，屬某個職能部門職責(zé)范圍的由該部門負(fù)責(zé)落實;需要其他部門配合的先和該部門協(xié)商，經(jīng)協(xié)商仍不能解決的由學(xué)生處協(xié)調(diào)，經(jīng)學(xué)生處協(xié)調(diào)仍不能解決的，報校新生入學(xué)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組處理。
(三)做好提前和延遲接待工作的準(zhǔn)備。
1、xx校區(qū)學(xué)生提前報到情況處理。xx校區(qū)新生若提前(10月1-5日)到xx校區(qū)報到，由門衛(wèi)引導(dǎo)其到各學(xué)院登記，然后由各學(xué)院安排住宿，等到正式報到當(dāng)天再辦手續(xù)。xx校區(qū)學(xué)生若提前(10月1-5日)到x校區(qū)報到，由門衛(wèi)指導(dǎo)其自行乘坐廣從4線前往xx校區(qū)報到。若人數(shù)較多，則開階梯一作為休息室，供新生休息，然后由總務(wù)處安排車輛送到xx校區(qū)，由各院安排住宿。
2、x校區(qū)學(xué)生提前報到情況處理。x校區(qū)新生若提(10月1-5日)到x校區(qū)報到，由門衛(wèi)引導(dǎo)其到經(jīng)管學(xué)院，由經(jīng)管學(xué)院安排住宿，等到7號再辦手續(xù)。x校區(qū)學(xué)生若提前(10月1-5日)到xx校區(qū)報到，由門衛(wèi)指導(dǎo)其自行乘坐廣從4線前往x校區(qū)報到。若人數(shù)較多，則開120教室作為休息室供新生休息，然后由總務(wù)處安排車輛送到x校區(qū)，由經(jīng)管學(xué)院安排住宿。
(四)校園內(nèi)各路口設(shè)路標(biāo)、指引牌，各場所張貼醒目指示牌。
(五)未經(jīng)審批，一律不準(zhǔn)在校園內(nèi)擺攤設(shè)點，從事商業(yè)活動，校內(nèi)各商鋪未經(jīng)審批不得在鋪面以外設(shè)置攤點，影響新生入學(xué)秩序。
(六)10月5日正常上班與迎新相關(guān)的部門正常上班，交通車參照周四的交通車安排。(10月1-7日交通車見總務(wù)處班車安排表，另附。)
(七)10月6日，迎新工作人員早上7：30應(yīng)進(jìn)入工作崗位，中午不休息，下班時間由迎新領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)具體情況再定。
(八)各部門工作餐由部門自行安排，學(xué)校不再統(tǒng)一發(fā)放餐票，經(jīng)費也由各部門自行支出。報到工作所用電腦、布場電插排等物料自備。
(九)工作人員要有責(zé)任心和良好的服務(wù)意識，做熱情、文明、安全、有序。
(十)國慶期間10月1日—4日，與迎新相關(guān)的部門必須安排人員值班，值班名單9月29日報學(xué)生處，10月5日，與迎新相關(guān)的部門正常上班。
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